Bereits seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000€ grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 01.01.2028 trifft diese Pflicht alle inländischen Unternehmen. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinstbetragsrechnungen (bis zu 250€) und Fahrausweise.

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt im B2B-Bereich. Unternehmer und Leistungsempfänger müssen dabei beide im Inland ansässig sein. Das bedeutet, dass sich Sitz, Geschäftsleitung, Betriebsstätte, Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland befinden müssen. Besonderheiten gelten im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidendes Merkmal ist die Möglichkeit zur elektronischen Verarbeitung. Eine Rechnung, die als PDF-Anhang in einer E-Mail versandt wird, erfüllt diese Vorgaben nicht und ist somit lediglich eine „sonstige“ Rechnung. In Deutschland erfüllen beispielsweise die Formate “XRechnung” und “ZUGFeRD” die Formatanforderungen an E-Rechnungen. Sie entsprechen auch der europäischen Norm EN 16931. 

Die Entscheidung darüber, welches Format verwendet wird, liegt bei den Vertragsparteien und kann individuell vereinbart werden. Gerade bei langfristigen Geschäftsbeziehungen ist dies ein Punkt, der frühzeitig geklärt werden sollte.

E-Rechnungen müssen, wie andere Rechnungen auch, bestimmte Mindestangaben enthalten. Dazu gehören Name und Anschrift des Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Rechnungsdatum und -nummer. Außerdem handelt es sich bei (E-)Rechnungen um Geschäftsbriefe i.S.d. § 35a GmbHG, weshalb z.B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung zusätzliche Angaben, z.B. zu Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und -nummer sowie zu den Namen aller Geschäftsführer machen müssen. 
 
Die Einführung von E-Rechnungen birgt sowohl Chancen als auch Risiken. Einerseits reduziert sich der manuelle Bearbeitungsaufwand, da Daten nach der Eingabe automatisiert weiterverarbeitet werden können, was Zeit und Kosten spart. Andererseits müssen neue Programme angeschafft, technische Systeme umgestellt und Mitarbeiter geschult werden. 

Unternehmer sollten daher jetzt ihre Software überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Außerdem sollten Mitarbeiter geschult und Geschäftspartner informiert werden. Werden die Mindestanforderungen an eine E-Rechnung nicht beachtet, kann der Rechnungsempfänger die Rechnung zurückweisen; für den Rechnungsschuldner, der eine nicht konforme E-Rechnung bezahlt, kann dies zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt führen. Es geht also nicht nur um Formalien, sondern um bares Geld.