Ya desde el 01.01.2025 las empresas deben estar en condiciones de recibir facturas electrónicas. A partir del 01.01.2027 las empresas cuyo volumen de negocios durante el año anterior haya sido superior a 800.000 € deben emitir facturas electrónicas. A partir del 01.01.2028 esta obligación se aplicará a todas las empresas nacionales. Se prevén excepciones, entre otras, para las facturas de importe muy reducido (hasta 250 €) y los billetes de transporte.

La obligación de emitir una factura electrónica se aplica en el sector B2B. Tanto el empresario como el destinatario de la prestación deben estar establecidos en el territorio nacional. Esto significa que la sede (o domicilio social), la dirección (comercial), el establecimiento (o sede de la explotación), el domicilio o la residencia habitual deben encontrarse en el territorio nacional. Se aplican particularidades en las transacciones transfronterizas.

Una factura electrónica (E-Rechnung) es una factura que se emite, se transmite y se recibe en un formato electrónico estructurado y que permite su procesamiento electrónico. Su característica fundamental es la posibilidad de procesamiento electrónico. Una factura que se envía como archivo PDF adjunto en un correo electrónico no cumple estos requisitos y, por lo tanto, se considera simplemente como «otra» factura. En Alemania, p.ej., los formatos «XRechnung» y «ZUGFeRD» cumplen los requisitos de formato exigidos a las facturas electrónicas. Además, se ajustan a la norma europea EN 16931.
La decisión sobre qué formato se utilizará corresponde a las partes contratantes y puede acordarse de forma individual. Precisamente en el caso de las relaciones comerciales a largo plazo, este es un aspecto que debe aclararse con antelación.

Las facturas electrónicas, al igual que el resto de facturas, deben contener determinados datos mínimos. Entre ellos se incluyen el nombre y la dirección de la empresa y del destinatario del servicio, el número de identificación fiscal o a efectos de IVA, así como la fecha y el número de factura. Además, las facturas (electrónicas) se consideran cartas comerciales (Geschäftsbriefe) en el sentido del § 35a de la Ley alemana de Sociedades de Responsabilidad Limitada (GmbHG), por lo que, p.ej., las sociedades de responsabilidad limitada deben incluir datos adicionales, como, p.ej., la forma jurídica y la sede (o domicilio social) de la sociedad, el tribunal de registro y el número de registro, así como los nombres de todos los administradores.

La implantación de la factura electrónica conlleva tanto oportunidades como riesgos. Por un lado, se reduce el trabajo manual, ya que los datos pueden procesarse de forma automatizada tras su introducción, lo que supone un ahorro de tiempo y costes. Por otro lado, es necesario adquirir nuevos programas, adaptar los sistemas técnicos y formar a los empleados. Por lo tanto, las empresas deberían revisar ahora su software y, en caso necesario, adaptarlo. Además, se debe formar al personal e informar a los socios comerciales. Si no se cumplen los requisitos mínimos de una factura electrónica, el destinatario de la factura puede rechazarla; para el deudor que abone una factura electrónica no conforme, esto puede dar lugar a que la Agencia Tributaria alemana deniegue la deducción del IVA soportado. Por lo tanto, no se trata solo de formalidades, sino de dinero en efectivo.