Mit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes sind Unternehmen seit dem 01.01.2025 verpflichtet im innerdeutschen B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen zu können.

Was sind E-Rechnungen? Nach dem aktualisierten § 14 I 3, 6 UstG ist nunmehr grundsätzlich nur noch eine in einem strukturierten elektronischen Format im Sinne der CEN-Norm EN 16931 übermittelte und elektronisch verarbeitbare Datei als E-Rechnung anzusehen (insb. auf dem XML-Format basierende E-Rechnungsformate). Alle anderen Rechnungen, etwa solche auf Papier oder in nicht strukturierten elektronischen Formaten (z.B. PDF-Dokumente), sind nunmehr als „sonstige Rechnungen“ anzusehen. Die E-Rechnung wird damit zum gesetzlichen Standard, während alle anderen Formate zu Auslaufmodellen degradiert werden.

Die seit dem 01.01.2025 geltende Pflicht umfasst bisher nur die passive Nutzung. Die aktive Nutzungspflicht, also die Pflicht E-Rechnungen auszustellen, kommt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000,00 € (oder mehr) aber schon ab dem 01.01.2026 und für solche mit niedrigerem Jahresumsatz ab dem 01.01.2028. Nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist für inländische Unternehmen im B2B-Bereich die vollumfängliche Nutzung der E-Rechnung verpflichtend.

Diese Aussicht dürfte einige Unternehmen dazu bewegen ihr Rechnungswesen bereits jetzt einheitlich auf E-Rechnungen umstellen zu wollen. So können Rechnungen schon frühzeitig medienbruchfrei weiterverarbeitet werden und die internen Arbeitsprozesse können auf ein einzelnes Rechnungsformat konzentriert werden. Zu beachten ist hierbei aber, dass für inländische Vertragspartner das Ausstellen von E-Rechnungen noch nicht gesetzlich verpflichtend ist, während ausländische Rechnungsempfänger selbst von der passiven Nutzungspflicht nicht erfasst werden. Voraussetzung für einen einheitlichen Ansatz ist deshalb eine entweder individualvertraglich, oder durch AGB-Klausel vereinbarte Zustimmung des Vertragspartners in die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen. Ist die Umstellung auf E-Rechnungen dagegen vorerst nicht gewünscht, so sollte auch dies sich künftig in den vereinbarten Verträgen/AGB widerspiegeln.

Für Vertragspartner aus dem EU-Ausland stellt die Verwendung von E-Rechnungen keine Anpassung an eine deutsche Insellösung dar, sondern vielmehr die frühzeitige Umsetzung eines bald auch für sie geltenden Standards:

Der ECOFIN-Rat hat nämlich am 05.11.2024 eine Einigung über die ViDA-Initiative der Europäischen Kommission erzielt, nach der die E-Rechnungspflicht in der EU im B2B Bereich zum 01.07.2030 flächendeckend eingeführt werden soll. Zentrale Definition des zu verwendenden Dateiformats ist auch dort die CEN-Norm EN 16931 auf die bereits die deutsche Regelung im UStG verweist.

Die europäische Vollharmonisierung der E-Rechnungsformate liegt demnach in nicht allzu ferner Zukunft. Ob nun Fluch oder Segen, Unternehmen tun gut daran die E-Rechnung frühzeitig in ihren Vertragsvorlagen und AGB zu berücksichtigen, denn eines ist sicher: Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben.