Desde la entrada en vigor de la Ley alemana de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz) el 01-01-2025, las empresas están obligadas a poder recibir facturas electrónicas (e-facturas) en el sector B2B alemán.

¿Qué son las facturas electrónicas? Según el actualizado § 14 I 3, 6 de la Ley alemana sobre el impuesto del valor añadido (Umsatzsteuergesetz, de forma abreviada UStG), sólo se considerará factura electrónica un fichero que se transmita en un formato electrónico estructurado según la definición de la norma EN 16931, establecida por el CEN, y que pueda procesarse electrónicamente (en particular, los formatos de factura electrónica basados en el formato XML). Todas las demás facturas, como las que son en papel o en formatos electrónicos no estructurados (p.ej., documentos PDF), deben considerarse a partir de ahora «otras facturas». La factura electrónica se convertirá así en lo que prescribe la norma legal, mientras que el resto de formatos se degradarán hasta convertirse en modelos obsoletos.

La obligación en vigor desde el 01-01-2025 incluye hasta ahora solo el uso pasivo. Sin embargo, la obligación de uso activo, es decir, la obligación de emitir facturas electrónicas, se aplicará a las empresas cuyo volumen de negocios del año anterior sea de 800.000 € (o superior), a partir del 01-01-2026 y para aquellas cuyo volumen de negocios del año anterior sea inferior a partir del 01-01-2028. Una vez transcurridos estos periodos transitorios, el pleno uso de la facturación electrónica será obligatorio para las empresas nacionales del sector B2B.

Es probable que esta perspectiva impulse a algunas empresas a cambiar ya mismo de manera uniforme sus sistemas contables por facturas electrónicas. Esto significa que las facturas pueden procesarse en una fase temprana sin fracturas de medios y que los procesos de trabajo internos pueden concentrarse en un único formato de factura. Sin embargo, hay que señalar que la emisión de facturas electrónicas todavía no es legalmente obligatoria para los socios contractuales nacionales, mientras que los destinatarios de facturas extranjeras no están cubiertos por la obligación de utilización pasiva. Un requisito previo para un enfoque uniforme es, por tanto, el consentimiento de la parte contratante a la emisión y recepción de facturas electrónicas, ya sea acordado en contratos individuales o mediante una cláusula en las CGC. Si, por el contrario, no se desea por el momento el paso a las facturas electrónicas, esto también deberá reflejarse en el futuro en los contratos y en las CGC acordados.

Para los socios contractuales de otros países de la UE, el uso de facturas electrónicas no representa una adaptación a una solución alemana aislada, sino la aplicación anticipada de una norma que pronto les resultará también aplicable a ellos:

El 5-11-2024, el Consejo ECOFIN alcanzó un acuerdo sobre la iniciativa ViDA de la Comisión Europea, según la cual la facturación electrónica obligatoria debe introducirse de forma generalizada en el sector B2B de la UE antes del 1-07-2030. La definición central del formato de fichero que debe utilizarse allí es también la la norma EN 16931, establecida por el CEN, a la que ya se refiere la normativa alemana en la UstG.

Por tanto, la plena armonización europea de los formatos de factura electrónica no está demasiado lejos. Sea una bendición o una maldición, las empresas harían bien en tener en cuenta la facturación electrónica en sus contratos modelo y las CGC desde el principio, porque una cosa es segura: la factura electrónica está aquí para quedarse.