Seit dem Jahr 2019 besteht in Spanien für alle Unternehmen die Verpflichtung, die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Der Nachweis muss den konkreten Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit jeder einzelnen Person enthalten und mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden. In der Praxis wurde diese Pflicht von vielen Unternehmen mithilfe wenig verlässlicher Systeme erfüllt, etwa durch handschriftliche Aufzeichnungen oder Excel-Tabellen, die leicht manipulierbar sind.

Aus diesem Grund hat die Regierung einen Entwurf eines Königlichen Dekrets vorgelegt, der wesentliche Neuerungen bei der Arbeitszeiterfassung vorsieht. Ziel ist es, strengere und einheitlichere Systeme einzuführen und die Zeiterfassung zu einem deutlich zuverlässigeren, transparenteren und besser kontrollierbaren Instrument zu machen. Der Ministerrat hat die zügige Behandlung der Verordnung beschlossen, wodurch sich die Fristen bis zum Inkrafttreten verkürzen.

Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

-    Verpflichtung zu einem digitalen und überprüfbaren System: Die Zeiterfassung soll künftig online erfolgen, unveränderbar sein und Ein- und Austritte, Pausen sowie weitere Umstände nachvollziehbar dokumentieren.
-    Detailliertere Aufzeichnungspflichten: Künftig müssen mindestens Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit minutengenau festgehalten werden, einschließlich der Anzahl der regulären, Über- und Zusatzstunden, der Arbeitsform (Präsenz oder Fernarbeit), des Beschäftigungsumfangs sowie der Pausen, die nicht als Arbeitszeit gelten.
-    Verwaltung von Änderungen: Jede Änderung eines Eintrags im Zeiterfassungssystem bedarf der Zustimmung sowohl der betroffenen Person als auch des Unternehmens; jede Änderung und deren Begründung müssen dokumentiert werden.
-    Zugriffs- und Einsichtsrechte: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie ihre Vertretungen haben das Recht, die Aufzeichnungen jederzeit einzusehen und eine Kopie zu erhalten, wobei der Datenschutz zu gewährleisten ist. Auch die Arbeitsaufsichtsbehörde soll künftig aus der Ferne auf diese Daten zugreifen können.

Der Verordnungsentwurf des Arbeits- und Sozialministeriums befindet sich derzeit im Konsultationsverfahren und ist noch nicht endgültig. Dennoch empfiehlt es sich für Unternehmen, sich frühzeitig auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten, insbesondere durch folgende Maßnahmen:

-    Überprüfung der Zeiterfassungssysteme: Verzicht auf Papier- oder Excel-basierte Aufzeichnungen zugunsten digitaler Lösungen, die den Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Fernzugriff genügen.
-    Festlegung klarer interner Richtlinien: Dokumentation verbindlicher Regelungen zu Zeiterfassung, Pausen, Telearbeit und Arbeitszeitänderungen.
-    Schulung und Information des Personals: Die Beschäftigten sollten das neue System und seine Funktionsweise kennen und verstehen.