Fristverlängerung für die Einführung des Systems „Veri*Factu“ zur Rechnungsstellung
Am 2. April 2025 wurde im spanischen Staatsanzeiger (BOE) das Königliche Dekret 254/2025 veröffentlicht, mit dem die Einführung des neuen Systems “Veri*Factu” zur Erstellung überprüfbarer Rechnungen verschoben wird: für Körperschaftsteuerpflichtige gilt nun der 1. Januar 2026, für die übrigen Steuerpflichtigen der 1. Juli 2026 als neuer Einführungstermin.
Das System basiert auf dem Königlichen Dekret 1007/2023 und verpflichtet Unternehmen, Rechnungsdaten mithilfe zertifizierter IT-Systeme zu erzeugen und zu speichern, wobei insbesondere Integrität, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und digitale Verfügbarkeit gewährleistet sein müssen. Ziel ist es, jede Geschäftstransaktion revisionssicher zu dokumentieren und steuerlich erfassbar zu machen – ein bedeutender Schritt im Kampf gegen Steuerbetrug und für mehr Transparenz.
Technisch gesehen muss die Software für Rechnungsstellung künftig jede Rechnung mit einer elektronischen Signatur, einer eindeutigen Kennung und einem verketteten Hash-Wert versehen, sodass jede Änderung dokumentiert und die Reihenfolge der Buchungsvorgänge fälschungssicher nachvollzogen werden kann. Darüber hinaus müssen standardisierte strukturierte Formate (z. B. XML) bereitgestellt werden, die die steuerlich relevanten Angaben enthalten.
Optional können diese Datensätze in Echtzeit an die spanische Finanzverwaltung (AEAT) übermittelt werden – ähnlich wie beim spanischen Echtzeit-Reporting (SII - „Suministro Inmediato de Información“). Für Unternehmen, die bereits dem SII unterliegen und bestimmte Voraussetzungen erfüllen, ist die Echtzeit-Übermittlung hingegen nicht verpflichtend.
Vergleichbar mit den GoBD-Vorgaben in Deutschland, verlangt Veri*Factu eine technische und organisatorische Umsetzung, die Manipulationen ausschließt und steuerrelevante Daten revisionssicher dokumentiert. Neu ist allerdings die gesetzlich normierte Verpflichtung zur Nutzung entsprechender Software mit standardisierten Kontrollmechanismen.
Softwareanbieter müssen rechtskonforme Programme innerhalb von neun Monaten nach Inkrafttreten der technischen Spezifikationen gemäß der Verordnung HAC/1177/2024 bereitstellen.
Die Fristverlängerung trägt den Verzögerungen im Regelsetzungsprozess Rechnung und gibt Unternehmen mehr Zeit zur Anpassung. Angesichts der technischen Komplexität und der potenziellen Auswirkungen auf interne Abläufe ist eine frühzeitige Planung unerlässlich.
Empfehlungen für Unternehmen mit Bezug zu Spanien:
- Analyse bestehender Software für Rechnungsstellung auf Konformität mit den Anforderungen für Veri*Factu.
- Interne Koordination zwischen IT, Buchhaltung und Steuerberatung, um einen realistischen Umstellungsplan zu entwickeln.
- Frühzeitige Abstimmung mit Softwareanbietern, um rechtskonforme Lösungen rechtzeitig einzuführen.
Veri*Factu ist ein Meilenstein der digitalen Steuertransparenz in Spanien. Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aktivitäten sollten diesen Wandel nicht nur als Pflicht, sondern als Chance zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung verstehen.
