E-Mails und Messengerdienste wie WhatsApp oder Microsoft Teams sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Ein Großteil der Kommunikation findet heute digital statt. Das gilt auch für die Kommunikation in und zwischen Unternehmen. Kommt es dann zu Streitigkeiten, stellt sich die Frage, wie digitale Kommunikation vor Gericht gewertet wird. 

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass jede in einem Schriftsatz zum Beweis vorgelegte E-Mail automatisch Teil der Beweisaufnahme wird. Tatsächlich kommt es darauf an, ob die Gegenseite die Tatsache, die sich aus der E-Mail ergibt, bestreitet. Erst das Bestreiten macht den Inhalt zu einer streitigen Tatsache, über die dann eine Beweisaufnahme durchgeführt wird.

Das deutsche Zivilprozessrecht sieht u.a. die Urkunde und den Augenscheinsbeweis als Beweismittel vor. Eine Urkunde ist eine verkörperte menschliche Gedankenerklärung, die ihren Aussteller erkennen lässt. Hier zeigt sich schon die erste Schwierigkeit bei digitalen Nachrichten: Wer sagt denn, dass die Nachricht tatsächlich von demjenigen stammt, dessen Name darunter steht? Signaturen können kopiert und Absender gefälscht werden. Womöglich haben auch mehrere Personen Zugriff auf denselben Account und unterschreiben alle mit demselben Namen. 

Im Zivilprozess wird ein Dokuments nur dann als Urkunde anerkannt, wenn die darin abgegebenen Erklärungen qualifiziert elektronisch signiert sind. Das ist bei E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten regelmäßig nicht der Fall, weshalb beide grundsätzlich nicht als Urkunde zum Beweis im Prozess dienen. 

Stattdessen werden elektronische Nachrichten in einer Beweisaufnahme vom Gericht in Augenschein genommen. Richter sehen sich die Ausdrucke von E-Mails oder Screenshots von WhatsApp-Nachrichten an und entscheiden im Rahmen einer freien Beweiswürdigung über Echtheit und Inhalt der Nachrichten. 

Dabei muss man sich stets bewusst sein, dass es gerade in Zeiten künstlicher Intelligenz ein Leichtes ist, Teile von Nachrichten zu löschen oder nachträglich zu ändern. Auch stellt sich, wie bereits erwähnt, immer die Frage, ob Nachrichten tatsächlich von demjenigen verfasst wurden, der als ihr Aussteller erscheint. Die Gerichte sind sich dessen ebenfalls bewusst. Daher kommt es häufig nicht nur auf die konkrete Nachricht an, sondern auch auf die jeweiligen Umstände. Aus E-Mail-Verläufen können sich wichtige Zusammenhänge ergeben – wird auf frühere Nachrichten Bezug genommen oder werden Fragen in späteren Nachrichten beantwortet? Das kann dem Gericht dabei helfen, sich von der Echtheit und dem Inhalt der Nachrichten zu überzeugen.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen daher darauf achten, relevante digitale Kommunikation zu dokumentieren und zu archivieren – nach Möglichkeit nicht als individuelle Nachrichten, sondern im Kontext. Ist im Computersystem das automatische Löschen von Nachrichten nach einer bestimmten Zeit eingestellt, sollten Unternehmen auch hier ein Auge darauf haben, welche Nachrichten gelöscht werden.