Los correos electrónicos y los servicios de mensajería, como WhatsApp o Microsoft Teams, son indispensables en nuestra vida cotidiana. Hoy en día, gran parte de la comunicación se lleva a cabo de forma digital. Esto también se aplica a la comunicación dentro de las empresas y entre ellas. Cuando surgen litigios, se plantea la cuestión sobre cómo valorar la comunicación ante los tribunales.

A menudo se cree, erróneamente, que cualquier correo electrónico presentado como prueba en un escrito pasa automáticamente a convertirse en un medio de prueba. En realidad, ello depende de si la parte contraria impugna (niega) el hecho que se desprende del correo electrónico. Solo la impugnación convierte el contenido en un hecho controvertido, sobre el que se lleva a cabo entonces la práctica de la prueba.

El Derecho procesal civil alemán prevé como medio de prueba, entre otros, los documentos que reciben el nombre de «Urkunden» y la prueba evidencial (o por inspección ocular o por reconocimiento judicial). Una «Urkunde» es una declaración materializada del pensamiento humano de ideas que permite identificar a su autor. Aquí ya se pone de manifiesto la primera dificultad que plantean los mensajes digitales: ¿quién garantiza que el mensaje proceda realmente de la persona cuyo nombre figura al pie del mismo? Las firmas pueden copiarse y los remitentes pueden falsificarse. Es posible, además, que varias personas tengan acceso a la misma cuenta y que todas firmen con el mismo nombre.

En un proceso civil, un documento solo se reconoce como «Urkunde» si las declaraciones que contiene están provistas de una firma electrónica cualificada. Este no suele ser el caso de los correos electrónicos ni de los mensajes de WhatsApp, por lo que, en principio, ninguno de ellos puede servir como «Urkunde» a efectos probatorios en el proceso.

En cambio, los mensajes electrónicos se inspeccionan visualmente en la práctica de la prueba que tiene lugar ante el tribunal. Los jueces examinan las copias impresas de los correos electrónicos o las capturas de pantalla de los mensajes de WhatsApp y, en el marco de una libre valoración de la prueba, se pronuncian sobre la autenticidad y el contenido de los mensajes.

En este sentido, hay que tener siempre presente que, precisamente en tiempos de la inteligencia artificial, resulta fácil borrar partes de los mensajes o modificarlos a posteriori. Además, como ya se ha mencionado, siempre surge la duda de si los mensajes han sido realmente redactados por la persona que figura como remitente.

Los tribunales también son conscientes de ello. Por ello, a menudo no solo importa el mensaje concreto, sino también las circunstancias del caso. De los historiales de correo electrónico pueden desprenderse contextos importantes: ¿se hace referencia a mensajes anteriores o se responden preguntas en mensajes posteriores? Esto puede ayudar al tribunal a convencerse de la autenticidad y el contenido de los mensajes. 

Por lo tanto, para ir sobre seguro, las empresas deberían asegurarse de documentar y archivar las comunicaciones digitales relevantes; a ser posible, no como mensajes individuales, sino en su contexto. Si en el sistema informático se ha configurado la eliminación automática de mensajes tras un plazo determinado, las empresas también deberían estar atentas a qué mensajes se eliminan.