Der Kommunikationskanal dient in einem Unternehmen sowohl Angestellten wie auch Dritten dazu, interne Missstände vertraulich oder anonym zu melden. Jeder Angestellte muss die Existenz des Kommunikationskanals kennen.

Die Hinweisbearbeitung erfolgt durch den Compliance-Beauftragten oder Compliance Officer und muss folgende grundlegende Prinzipien garantieren: (i) Vertraulichkeit: der Inhalt des Hinweises ist nicht bekannt zu machen. (ii) Keine Repressalien: Es muss garantiert werden, dass keine negativen Folgen für den Hinweisgeber entstehen, sofern er den Kommunikationskanal nicht mißbräuchlich genutzt hat. (iii) Beachtung des kontradiktorischen Verfahrens und der Verteidigungsrechte: Der Angezeigte muss die Möglichkeit haben, die gemeldeten Tatbestände zu widerlegen und entsprechende Beweise zu liefern, (iv) Schriftform: Der Bearbeitungsprozess ist schriftlich festzuhalten.

Nach Abschluss der Ermittlungen ist festzustellen, ob der Hinweis begründet ist oder nicht und welche Maßnahmen zu ergreifen sind und ein Bericht zu erstellen mit folgendem Inhalt: (i) Prozesse, die bei der Hinweisbearbeitung angewendet worden sind, sowie dabei erhaltene Resultate. (ii) Ggf. zu ergreifende Korrektur- und/oder Disziplinarmaßnahmen. (iii) Empfehlung oder Vorschläge zur Vorbeugung oder zur Verbesserung der Kontrolle, Aufsicht und erforderlichen Auswertung, um eine Wiederholung in der Zukunft zu vermeiden.

Wird bei der Hinweisbearbeitung festgestellt, dass ein gesetzeswidriger Missstand vorliegt, sind die zuständigen Behörden zu benachrichtigen. Wenn die Benachrichtigung aus dem Compliance System hervorgeht, ist sie zugleich ein Beweis dafür, dass das Compliance Programm effektiv und effizient ist und die zu diesem Zweck in Art. 31 des spanischen Strafgesetzbuches vorgesehenen Bedingungen erfüllt.