Am 31. März 2026 wurde im spanischen Staatsanzeiger BOE das königliche Gesetzesdekret 238/2026 vom 25.3.2026 zur E-Rechnung veröffentlicht. Damit wird die bereits seit längerem gesetzlich vorgesehene Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Spanien konkretisiert und deren technische und operative Ausgestaltung geregelt.

1. Anwendungsbereich

Die Verpflichtung gilt für alle Unternehmer und Freiberufler, die Rechnungen ausstellen müssen, sofern der Leistungsempfänger ebenfalls Unternehmer oder Freiberufler mit Bezug zu Spanien ist. Ausgenommen sind insbesondere vereinfachte Rechnungen sowie bestimmte sektorale Sonderfälle.

2. Systemarchitektur

Das spanische E-Rechnungssystem basiert auf zwei Säulen:
-    privaten Plattformen für den Rechnungsaustausch und
-    einer staatlichen, von der spanischen Finanzverwaltung betriebenen Lösung.

Unternehmer können zwischen beiden Systemen wählen oder diese kombinieren. Bei Nutzung privater Plattformen ist jedoch verpflichtend eine elektronische Kopie jeder Rechnung an die staatliche Lösung zu übermitteln.

3. Technische Anforderungen

Elektronische Rechnungen müssen:
-    in strukturierten, standardisierten Formaten (z. B. UBL, CII, EDIFACT, Facturae) erstellt werden,
-    den europäischen Standard EN 16931 erfüllen,
-    eine eindeutige Identifikation enthalten und
-    die Anforderungen an Authentizität und Integrität (z. B. elektronische Signatur) gewährleisten.

4. Interoperabilität und Plattformpflichten

Private Plattformen müssen:
-    untereinander interoperabel sein,
-    verschiedene Formate konvertieren können,
-    sich verpflichtend und kostenfrei miteinander verbinden (Interkonnektivität) und
-    definierte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllen.

5. Transparenz und Statusmeldungen

Ein zentrales Element ist die verpflichtende Meldung des Rechnungsstatus an den Rechnungsaussteller:
-    Annahme oder Ablehnung der Rechnung und
-    tatsächlicher Zahlungszeitpunkt.

Diese Informationen müssen innerhalb kurzer Fristen elektronisch übermittelt werden. Ziel ist insbesondere die Überwachung und Reduzierung von Zahlungsverzug.

6. Öffentliche E-Rechnungslösung

Die staatliche Plattform dient:
-    als kostenlos nutzbare Alternative für Unternehmer,
-    als zentrales Datenrepository für Rechnungen und Zahlungsinformationen und
-    als Instrument zur Auswertung von Zahlungsfristen durch die Verwaltung.

7. Einführung und Übergangsregelungen

Die Anwendung erfolgt gestaffelt:
-    Unternehmen mit > 8 Mio. € Umsatz: Verpflichtung nach 12 Monaten,
-    übrige Unternehmen: nach 24 Monaten.

Die Fristen beginnen mit Inkrafttreten der derzeit noch ausstehenden Durchführungsverordnung.

8. Zielsetzung

Die Regelung verfolgt insbesondere die folgenden Ziele:
-    Bekämpfung von Zahlungsverzug,
-    Verbesserung der Transparenz im Zahlungsverkehr,
-    Förderung der Digitalisierung und
-    Stärkung der steuerlichen Kontrolle und Datenverfügbarkeit.