Wenn das Verwaltungsorgan eines Unternehmens ein Verwaltungsrat ist, ist es üblich, dass der Verwaltungsrat eine aussenstehende Person zum Sekretär des Verwaltungsrats ernennt, d.h. jemanden, der nicht auch Verwaltungsratsmitglied ist.

Die Figur des Sekretärs, der nicht gleichzeitig Mitglied des Verwaltungsrats ist, ist in Par. 528octies des Gesetzes über Kapitalgesellschaften vorgesehen, der sich zwar auf börsennotierte Gesellschaften bezieht, dessen Regelung aber auf alle Kapitalgesellschaften anwendbar ist. In diesem Sinne ist im Beschluss der Generaldirektion für Register und Notare vom 7.11.2016 zu lesen:

“Das Amt des Sekretärs des Verwaltungsrates einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung -und eigentlich jeder Kapitalgesellschaft- kann von einer Person bekleidet werden, die nicht Mitglied des Verwaltungsrats ist. Par. 109.1.a der Handelsregisterordnung verleiht dem Sekretär des kollegialen Verwaltungsorgans Bescheinigungsbefugnisse, unabhängig davon, ob er Mitglied des Verwaltungsrats ist oder nicht. Es gibt keine Bestimmung, die verlangt, dass der Sekretär des Verwaltungsrats gleichzeitig Mitglied des Verwaltungsrats ist.“

Dass der Sekretär nicht Mitglied des Verwaltungsrats sein muss ist praktisch, wenn man bedenkt, dass die Verwaltungsräte eine wichtige Verantwortung im Hinblick auf die Einhaltung der Gesetze in Bezug auf die von ihnen verabschiedeten Beschlüsse haben, da so die Möglichkeit gegeben ist, dass das Amt des Sekretärs von einem Anwalt mit Erfahrung und Kenntnissen im Handels- und Gesellschaftsrecht besetzt werden kann, der dafür sorgen kann, dass die angenommenen Beschlüsse mit dem Gesetz in Einklang stehen und die für ihre Gültigkeit erforderlichen formalen Anforderungen erfüllt werden, z.B. in Bezug auf die erforderlichen Mehrheiten, die Überwachung und Auszählung der Stimmen, die Berücksichtigung von abweichenden Stimmen, usw.

Ebenso ist eine korrekte Formulierung der angenommenen Beschlüsse und Entscheidungen äußerst wichtig (insbesondere, wenn es Verwaltungsrats-mitglieder mit unterschiedlichen Meinungen gibt). Sie muss die Diskussionen, die in der Sitzung geäußerten Standpunkte sowie den spezifischen Inhalt des angenommenen Beschlusses oder der Entscheidung getreu wiedergeben. Korrekt verfasste Protokolle sind die beste Garantie, um Probleme bei der Auslegung oder Umsetzung der vom Verwaltungsrat gefassten Beschlüsse zu vermeiden.

Der Sekretär, der nicht Mitglied des Verwaltungsrats ist, wird vom Verwaltungsrat selbst ernannt. Nach seiner/ihrer Ernennung wird er/sie das Amt für die Dauer der Amtszeit ausüben, ohne dass er/sie zu Beginn einer jeden Sitzung neu ernannt werden müsste. Ebenso kann der Sekretär jederzeit vom Verwaltungsrat mit einfacher Mehrheit abberufen werden.

Kurz gesagt, die Ernennung eines Anwalts zum Sekretär des Verwaltungsrats trägt sicherlich dazu bei, die von den Verwaltungsratsmitgliedern bei der Ausübung ihrer Funktionen eingegangenen Risiken zu reduzieren und sorgt für Sicherheit und Ordnung im Verwaltungsrat.