Cuando el órgano de administración de una sociedad es un Consejo de Administración es muy habitual contar con un Secretario no Consejero, es decir, una persona que asume dicha función pero que no tiene la condición de Consejero de la sociedad.

La figura del Secretario No Consejero viene prevista en el artículo 528octies de la Ley de Sociedades de Capital, que si bien se refiere a las sociedades cotizadas, su regulación se extiende a todas las sociedades de capital, como señala la resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 7 de noviembre de 2016:

“El cargo de secretario del consejo de administración de una sociedad limitada -en realidad, de toda sociedad de capital- puede ostentarlo una persona que no sea consejero [artículo 109.1.a) del Reglamento del Registro Mercantil], que atribuye facultades certificantes al secretario del órgano colegiado de administración, sea o no consejero. No hay ningún precepto que exija que el secretario del consejo, cuando sea éste el órgano de administración, sea además consejero.”

Contar con un Secretario No Consejero es conveniente, ya que los Consejos de Administración tienen una importante responsabilidad desde el punto de vista del cumplimiento de la legalidad en relación con los acuerdos que adoptan. Es, por lo tanto, importante, que el cargo de Secretario No Consejero lo ocupe un Letrado con experiencia y conocimientos en materia de Derecho Mercantil y Societario, ya que velará por que los acuerdos que se adopten sean conformes a Derecho y respeten los requisitos formales necesarios para su validez, p.ej. en relación con las mayorías necesarias, seguimiento y recuento de las votaciones, expresión de los votos discrepantes (en su caso).

Así mismo, una correcta redacción de los acuerdos y decisiones adoptadas es sumamente importante (más aún cuando haya Consejeros con disparidad de opiniones) y debe recoger fielmente las discusiones, puntos de vista expresados en la reunión, así como el concreto contenido del acuerdo o decisión adoptada. Una correcta redacción del Acta es la mejor garantía para evitar problemas a la hora de interpretar o ejecutar las decisiones adoptadas por el Consejo.

El Secretario debe también certificar el contenido de los acuerdos adoptados por el Consejo, para lo que, una vez más, resulta muy relevante tener una buena capacidad de organización y ordenación.

El Secretario No Consejero es designado por el propio Consejo, no por la Junta General de socios. Una vez elegido, ejercerá su cargo de forma permanente mientras esté vigente su cargo, sin que sea necesario que se designe nuevamente al inicio de cada reunión. Igualmente, puede ser cesado en cualquier momento por el Consejo, bastando la mayoría simple para ello.

En definitiva, designar Secretario No Consejero a un Letrado contribuye, a buen seguro, a reducir los riesgos que asumen los Consejeros en el ejercicio de sus funciones y a dar seguridad y orden al Consejo de Administración.