Häufig wird bei der Durchführung von Handlungen, die von rechtlicher Bedeutung sein können, die Bedeutung der eher formalen Aspekte unterschätzt, weil man glaubt, dass die materiellen oder inhaltlichen Aspekte wichtiger sind. Rechtlich gesehen sind jedoch in vielen Fällen die Formen ebenso wichtig wie der Inhalt, und es gibt viele Beispiele von Forderungen oder Klagen, die materiell begründet sind, aber keinen Erfolg gehabt haben, weil die Verfahrensvorschriften nicht eingehalten wurden. Einer dieser formalen Aspekte ist die Zustellung, die wir heute anhand von zwei praktischen Beispielen behandeln wollen.

Das erste betrifft die notwendige Benachrichtigung des Verwalters einer Gesellschaft über seine Abberufung oder Ersetzung, wenn dieser die Bescheinigung nicht zusammen mit dem neuen Verwalter unterzeichnet. Wird die Zustellung nicht beigefügt, trägt der Handelsregisterführer die Ernennung gemäß Art. 111 der Notariatsordnung nicht ein. Zu diesem Zweck sind die in Artikel 202 der Notariatsordnung vorgesehenen Zustellungsmöglichkeiten vorgesehen. Was geschieht aber, wenn der scheidende Verwalter im Ausland wohnt, was bei Tochtergesellschaften ausländischer Unternehmen nicht selten der Fall ist?

Es gibt eine Vielzahl von Entscheidungen der sog. Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen. Eine der jüngsten, die vom 19. März 2024, besagt, dass die notariellen Vorschriften des oben zitierten Art. 202 für nationale oder interne Zustellungen gelten, aber wenn der scheidende Verwalter seinen Wohnsitz im Ausland hat, müssen die Bestimmungen der anwendbaren Regeln des internationalen Privatrechts angewendet werden. Da er seinen Wohnsitz in Frankreich hat, ist im vorliegenden Fall die Verordnung (EU) 2020/1784 über die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke in Zivil- oder Handelssachen in den Mitgliedstaaten anwendbar, so dass die vom klagenden Notar verwendete Formel nicht korrekt war.

Was bedeutete die nicht ordnungsgemäße Zustellung in diesem Fall? Eine beträchtliche Verzögerung bei der Eintragung des neuen Verwalters der Gesellschaft, was zur Blockierung der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft führen kann.

Ein weiteres Beispiel findet sich im Urteil des Landgerichts Madrid vom 5. April 2024 in Bezug auf die Benachrichtigung der Gesellschafter einer Gesellschaft über die Einberufung zur Generalversammlung. Die Satzung der Gesellschaft sah vor, dass die Einberufung „per Einschreiben mit Rückschein“ zu erfolgen hatte. Das Unternehmen übermittelte die Einberufung jedoch per burofax, wenn auch mit Rückschein.

Der klagende Gesellschafter machte in seiner Anfechtungsklage gegen die Beschlüsse der Gesellschaft geltend, dass die Einberufung fehlerhaft sei, da die Einberufung per burofax statt auf dem in der Satzung vorgesehenen Weg versandt worden sei.

Das Landgericht entschied aber, dass beide Wege vollkommen gleichwertig sind, und sah die Zustellung als gültig an. Wegen dieses Details musste das Unternehmen jedoch einen Rechtsstreit über die Anfechtung von Unternehmensbeschlüssen ertragen, der hätte vermieden werden können.