Teil eines funktionierenden Compliance-Systems ist der sog. Whistleblowing-Kanal. Artikel 31.2. 4 des Strafgesetzbuches verpflichtet Unternehmen, mögliche Risiken und die Nichtbefolgung der Compliance-Vorschriften dem zuständigen Kontrollorgan zu melden.

Der ideale Weg besteht darin, ein Kommunikationsprotokoll für die Meldung von Unregelmäßigkeiten aufzustellen, das in der Regel über einen sog. „Whistleblowing-Kanal“ umgesetzt wird.

Damit der Kanal korrekt funktioniert und seinen Zweck erfüllt, muss er eine Reihe von Garantien erfüllen.
Die Vertraulichkeit (und sogar Anonymität) muss durch entsprechende Kommunikationssysteme (E-Mails, Telefonanrufe oder Sprachnachrichten usw.) gewährleistet werden. Ebenso muss garantiert sein, dass dem Anzeigenden keine negativen Reaktionen drohen. Zudem müssen die Mitarbeiter ausreichend über die Existenz, den Zweck und die Funktionsweise des Systems, die Art und Weise, wie Beschwerden gemeldet und wie die betroffene Person benachrichtigt werden informiert werden.

Das die Anzeigen bearbeitende Organ sollte von der restlichen Unternehmensorganisation unabhängig sein und bei der Untersuchung und Lösung der eingereichten Beschwerden völlig objektiv, transparent und unparteiisch vorgehen. Deshalb ist es ratsam, dass die den Fall untersuchende Person nicht mit der Person identisch ist, die ihn schlussendlich bewertet und über Konsequenzen entscheidet.

Das Organ kann wie folgt organisiert sein:

• Intern: Es kann sich aus dem Compliance-Beauftragten, den Geschäftsführern und einem externen Experten zusammensetzen.
• Extern: was eine Unparteilichkeit und Objektivität wahrscheinlicher macht.
• Hybrid: Das den Fall untersuchende Organ kann intern und das bewertende Organ extern organisiert sein (und umgekehrt).

Nach Eingang einer Meldung kann das Verfahren entweder (i) eingstellt oder (ii) ein entsprechender Vorgang angelegt werden, in dem die Vorwürfe aufgelistet und mit Wissen der beteiligten Personen Beweise gesammelt werden.

Zu Beginn erstellt das den Fall untersuchende Organ einen Bericht, in dem Maßnahmen für eine wirksame Untersuchung des Sachverhalts empfohlen werden. Sobald diese abgeschlossen ist, wird ein Abschlussbericht erstellt, der an das bewertende Organ und den Compliance-Ausschuss übermittelt wird (wenn die Organe wie empfohlen getrennt sind) sowie an die Geschäftsführung, falls dies entsprechend vorgesehen ist.

Das bewertende Organ macht in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung innerhalb der festgesetzten Frist einen Sanktionsvorschlag (in Abhängigkeit der Bedeutung des untersuchten Vorgangs und nach Maßgabe des Ethikkodex des Unternehmens).

Wenn Anzeichen für eine Straftat vorliegen, entscheidet ggf. die Geschäftsfühung mit dem Compliance Officer, ob die Tatsachen der Staatsanwaltschaft gemeldet werden, wobei letztendlich die Geschäftsfühung für diese Entscheidung verantwortlich ist.