Canal de denuncias: un breve approach

El Código Penal en su artículo 31.2. 4ª, establece que la empresa u organización debe de imponer la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.

La forma idónea es gestionar un protocolo de comunicación o denuncia de hechos que pueden comportar delitos o infracciones del código ético a través del llamado canal ético o canal de denuncias.

Para su correcto funcionamiento y que cumpla con su finalidad, el canal de denuncias debe cumplir con una serie de garantías, que básicamente dimanan del deber de confidencialidad. Mediante la anonimización se debe garantizar mediante sistemas de comunicaciones eficaces y que las preserven (correos electrónicos, llamadas o mensajes telefónicos, etc.) así como el derecho a que no se tomen represalias contra el denunciante.

El órgano gestor del canal de denuncias debe ser independiente de los órganos oficiales, y deberá ser plenamente objetivo, transparente e imparcial en los procesos de investigación y resolución de las denuncias que se formulen. Para ello es conveniente que el instructor del expediente sea una persona distinta de las encargadas de la resolución del mismo.

Este órgano puede ser:

• Interno: puede estar compuesto por el compliance officer, los directivos y un asesor externo experto en materia sancionadora.
• Externo: que conllevará lógicamente la imparcialidad y objetividad del órgano.
• Híbrido: puede ser interno el órgano que instruye y externo el que resuelve y viceversa.

Por cuanto al proceso, al momento de recepción se puede (i) archivar el asunto o (ii) incoar el oportuno expediente donde se enunciarán cargos y se recabarán pruebas, con el conocimiento de las personas implicadas.

El órgano instructor al comienzo emite un informe debiendo recomendar las medidas o diligencias a adoptar para una eficaz investigación de los hechos. Concluida la investigación, el instructor emite un informe de conclusiones, fundamentado y motivado que remitirá al órgano que deba resolver y al comité de cumplimiento, de ser distintos a los que instruyen, y al órgano de administración, si así se establece en el proceso.

El órgano que resuelve, en el plazo que se estipule, efectuará una propuesta de sanción en función de la gravedad de los hechos investigados, y siempre en línea con el código ético de la compañía y de la mano del departamento de recursos humanos.

Por último, y llegado el caso, el órgano de administración y el compliance officer decidirán si los hechos se ponen en conocimiento de la fiscalía o no, si pueden ser constitutivos de delito, responsabilizándose de todo ello en último término el órgano de administración el responsable de la decisión final.