Bei Fusionen und Übernahmen (M\&A), die Familienunternehmen betreffen, stellt das Familienprotokoll ein strategisches Element dar, das die Due Diligence maßgeblich beeinflussen kann. Dieses Dokument, das darauf abzielt, die Beziehungen zwischen den Gesellschaftern zu regeln und interne Funktionsnormen festzulegen, kann Transparenz und Rechtssicherheit bieten – oder im Gegenteil Unsicherheit erzeugen, wenn es nicht ordnungsgemäß formalisiert ist.
Im Rahmen der Due Diligence prüfen Käufer und Investoren die rechtlichen, wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekte der Gesellschaft. Das Familienprotokoll verdient hierbei besondere Aufmerksamkeit, da es Vereinbarungen über die Übertragung von Anteilen, Vorkaufsrechte, Beschränkungen für den Eintritt Dritter oder Nachfolgeregelungen enthalten kann.

Von Käufern und Investoren identifizierte Risiken:

• Fehlende Eintragung oder Veröffentlichung: Ein Protokoll, das nicht notariell beurkundet und nicht im Handelsregister hinterlegt ist, besitzt nur eine begrenzte rechtliche Wirksamkeit. Interne Vereinbarungen können gegenüber der Gesellschaft oder Dritten nicht durchgesetzt werden, was Unsicherheit hinsichtlich der Gültigkeit bestimmter Beschränkungen oder Verpflichtungen schafft.
• Unklarheit oder mangelnde Konkretisierung: Unklare Protokolle oder solche, die auf interne Dokumente verweisen, erschweren die korrekte Risikobewertung und Entscheidungsfindung.
• Potenzielle Konflikte: Mangelnde Transparenz kann latente familiäre Streitigkeiten oder mit den Gesellschaftssatzungen widersprüchliche Vereinbarungen verbergen.
• Beschränkungen der Übertragung: Nicht eingetragene restriktive Klauseln können vom Käufer ignoriert werden, aber auch zu späteren Rechtsstreitigkeiten führen.

Empfehlungen zur Minderung rechtlicher Unsicherheiten:

• Eintragung und Veröffentlichung: Das Protokoll sollte notariell beurkundet und im Handelsregister hinterlegt werden, wobei eine korrekte Bezugnahme in den Gesellschaftssatzungen sicherzustellen ist.
• Konkretisierung in den Satzungen: Die aus dem Protokoll abgeleiteten Verpflichtungen sollten als klare und bestimmte Nebenleistungen in die Satzung aufgenommen werden, wobei generische oder unklare Verweise zu vermeiden sind.
• Überprüfung und Aktualisierung: Vor einer M\&A-Transaktion sollte das Protokoll aktualisiert werden, um die gesellschaftliche Realität und die Interessen aller beteiligten Parteien widerzuspiegeln.
• Transparenz in den Verhandlungen: Potenziellen Käufern sollte während der Due Diligence Zugang zum Protokoll gewährt werden, wobei dessen Umfang und Auswirkungen erläutert werden.
• Fachkundige Beratung: Es ist ratsam, Experten für Gesellschafts- und Familienrecht hinzuzuziehen, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und Risiken beim Unternehmenskauf vorzubeugen.

Ein gut formalisiertes, transparentes und aktuelles Familienprotokoll trägt entscheidend zur Risikominimierung bei und erleichtert den Erfolg der M\&A-Transaktion, indem es sowohl der Eigentümerfamilie als auch externen Investoren Vertrauen bietet.