Die Handelsregister, Grundbuchamt und Register für bewegliches Vermögen haben die lang erwartete Digitalisierung ihrer elektronischen Zentralen vorgenommen.

Dies bedeutet, dass der öffentliche Glaube der Kanzlei von physischen Büchern zu elektronischen Büchern verlagert wird, und zwar durch dieses letzte Element des Gesetzes 11/2023 vom 8. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinien der Europäischen Union über (unter anderem) die Digitalisierung von Notariats- und Registerverfahren.

Eine der bemerkenswertesten Änderungen, die mit diesem System eingeführt werden, ist das System der elektronischen Registerordner. In diesen Ordnern kann der Interessent auf verschiedene Unterordner zugreifen, wie z. B. seine Mitteilungen, Rechnungen, die Einreichung von Dokumenten und den neuen Ordner „Wie läuft mein Anliegen“ (Cómo va lo mío). Im letzterem kann man, sobald man mit dem entsprechenden elektronischen Sicherheitssystem darauf zugreift, den Status aller Dokumente einsehen, die der Interessent bei der entsprechenden Registrierstelle in Bearbeitung hat.

Andererseits werden die Registrierbeamten künftig verpflichtet sein, Dokumente mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen, was zu mehr Rechtssicherheit führt, da es sich um fortgeschrittene elektronische Sicherheitssysteme handelt.

Ein Video-Assistenzdienst wird auch für jene Interessenten eingerichtet, die besondere Aufmerksamkeit und Anleitung durch die Plattform benötigen.

Die Digitalisierung des Handelsregisters, Grundbuchamt und Register für bewegliches Vermögen wird erwartungsgemäß eine größere elektronische Sicherheit in Bezug auf die personenbezogenen Daten mit sich bringen, die von dem entsprechenden Register verarbeitet werden. In diesem Zusammenhang werden derzeit Sicherheitsmaßnahmen auf hohem Niveau umgesetzt, die auf dem nationalen Sicherheitssystem basieren und vom spanischem nationalen Kryptologiezentrum genehmigt wurden.

Dieser Fortschritt im spanischen Registersystem, an dem seit mehreren Jahren gearbeitet wird, beinhaltet die Anpassung der europäischen Verordnungen (insbesondere der Richtlinie 2019/1151) über die Digitalisierung von notariellen und Registerhandlungen, um die Vernetzung zwischen den Registern der europäischen Union zu verbessern, die Transparenz zwischen den Einrichtungen zu fördern und ihre Arbeitsweise dynamischer zu gestalten.

Die Einführung der Online-Bearbeitung von Dokumenten in der Kanzlei bedeutet jedoch nicht das Ende der persönlichen Konsultation. Die Interessenten, die dies wünschen, können weiterhin Dokumente am Schalter des Registers bearbeiten.