Seit mehreren Jahren sind Unternehmen in Spanien verpflichtet, die tägliche Arbeitszeiterfassung ihrer Arbeitnehmer sicherzustellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Artikel 34.9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts und konkretisiert sich in der Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmern die erforderlichen technischen Mittel zur Verfügung zu stellen, damit diese ihre tatsächlich geleistete tägliche Arbeitszeit erfassen können. Ziel dieser Verpflichtung ist es insbesondere, die Einhaltung der regulären Arbeitszeit zu gewährleisten und etwaige Überschreitungen der Arbeitszeit zu kontrollieren, die grundsätzlich als Überstunden zu qualifizieren sind.

Einleitend ist außerdem hervorzuheben, dass die Verantwortung sowie die Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Arbeitszeiterfassung beim Arbeitgeber liegen. Diese Folgen können von Geldbußen bis hin zur Stattgabe von Klagen der Arbeitnehmer auf Vergütung geleisteter Überstunden reichen. Doch gilt dies tatsächlich uneingeschränkt?

Der spanische Oberste Gerichtshof hat sich jüngst zu dieser umstrittenen Frage geäußert, die für in Spanien tätige Unternehmen erhebliche praktische Relevanz besitzt. Die kurze Antwort lautet: Nein. Das Fehlen einer Arbeitszeiterfassung führt nicht automatisch dazu, dass der Arbeitnehmer mit seiner Forderung obsiegt. Vereinfacht ausgedrückt genügt es nach Auffassung des Obersten Gerichtshofs nicht, dass das Unternehmen seiner Pflicht zur Sicherstellung der täglichen Arbeitszeiterfassung nicht nachkommt. Vielmehr bleibt der Arbeitnehmer verpflichtet, auch ohne Zeiterfassung nachzuweisen, dass die geltend gemachten Überstunden tatsächlich geleistet wurden.

• Worin besteht das Problem?

Wie bereits dargestellt, haben sowohl der europäische als auch der spanische Gesetzgeber ausdrücklich festgelegt, dass die Verpflichtung zur Einführung und Umsetzung der Arbeitszeiterfassung dem Arbeitgeber obliegt. Damit trägt der Arbeitgeber die Verantwortung dafür, dass die Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit tatsächlich erfassen. Dementsprechend haftet der Arbeitgeber auch für mögliche verwaltungsrechtliche Sanktionen im Falle eines Verstoßes – sei es, weil die Möglichkeit zur Zeiterfassung nicht geschaffen wurde oder weil nicht kontrolliert wurde, dass die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit ordnungsgemäß erfassen.

Darüber hinaus dient die Einführung der Arbeitszeiterfassung dem Schutz der arbeitsrechtlichen Ansprüche der Arbeitnehmer, insbesondere um bei Überschreitung der gesetzlich oder vertraglich vereinbarten Arbeitszeit die Vergütung entsprechender Überstunden geltend machen zu können.

Die eigentliche Streitfrage besteht letztlich darin, ob im Falle einer Klage des Arbeitnehmers der Verstoß des Arbeitgebers gegen seine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung so hinreichend schwerwiegend und vorwerfbar ist, dass bereits die bloße Behauptung des Arbeitnehmers, die reguläre Arbeitszeit überschritten zu haben, als wahr anzusehen ist und das Unternehmen ohne weitere Prüfung zur Zahlung der geltend gemachten Überstunden verurteilt werden kann.

Der spanische Oberste Gerichtshof hat hierzu klargestellt, dass die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung zwar beim Arbeitgeber liegt, die bloße Behauptung des Arbeitnehmers, Überstunden geleistet zu haben, jedoch nicht ausreicht. Nach den nationalen Verfahrensvorschriften ist vielmehr erforderlich, dass der Arbeitnehmer zumindest hinreichende Anhaltspunkte dafür vorlegt, dass seine Behauptungen zutreffen, bevor die Beweislast auf den Arbeitgeber übergeht.

• Gibt es Unterschiede je nach Verteilung der Arbeitszeit? 

Trotz des Vorstehenden bestehen Unterschiede abhängig davon, wie die Arbeitszeit des Arbeitnehmers ausgestaltet ist.

Verfügt der Arbeitnehmer über feste und vorab festgelegte Arbeitszeiten, bleibt es bei den oben dargestellten Grundsätzen. Der bloße Verstoß des Arbeitgebers gegen seine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung führt nicht automatisch dazu, dass die Beweislast hinsichtlich der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit auf den Arbeitgeber übergeht.

Anders verhält es sich hingegen, wenn der Arbeitnehmer keine festen Arbeitszeiten hat, sondern die Arbeitszeit unregelmäßig oder auf Abruf leistet und sich dies mithin von Woche zu Woche ändern kann. In diesem Fall obliegt es dem Arbeitgeber nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer seine reguläre Arbeitszeit nicht überschritten hat. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Arbeitnehmer seine Forderung hinreichend konkret und präzise darlegt, sodass vom Arbeitgeber verlangt werden kann, die Unrichtigkeit der geltend gemachten Überstunden nachzuweisen.

Dieser Unterschied beruht nicht auf der Erfüllung oder Nichterfüllung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, sondern auf der besonderen Komplexität und dem arbeitgeberseitigen Weisungsrecht, das sich aus der unregelmäßigen Verteilung der Arbeitszeit ergibt.

• Praktische Auswirkungen für Unternehmen 

Da der Arbeitgeber für das Fehlen oder die mangelhafte Führung der Arbeitszeiterfassung verantwortlich ist, empfiehlt es sich zur Wahrung der Rechtssicherheit, die Arbeitszeiterfassung der Arbeitnehmer effektiv zu kontrollieren und die gesamte Belegschaft ausdrücklich auf ihre Pflicht zur ordnungsgemäßen Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit hinzuweisen.

Da die Arbeitszeiterfassung zudem ein wesentliches Beweismittel für den Nachweis – oder die Widerlegung – geleisteter Überstunden darstellt, ist es von zentraler Bedeutung, zu kontrollieren und gegebenenfalls auch zu sanktionieren, dass die Arbeitnehmer nicht nur ihre Arbeitszeit erfassen, sondern dass diese Erfassung auch den tatsächlichen Arbeitszeiten entspricht.