In unserem Beitrag zur Ausgabe Januar 2024 dieses Newsletters hatten wir bereits über Planungen des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur Einführung einer Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr berichtet. Mit dem am 27.03.2024 in Kraft getretenen sog. Wachstumschancengesetz wurden die umsatzsteuerlichen Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen für nach dem 31.12.2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst und die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze) eingeführt, generell ausgenommen hiervon sind insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis brutto EUR 250.

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das Rechnungsformat muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Jede ordnungsgemäße E-Rechnung muss im sog. strukturierten Teil alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten, ergänzende Angaben können z. B. in einem unstrukturierten PDF-Anhang erfolgen.

Ist mindestens einer der an einem Leistungsaustausch beteiligten Unternehmer nicht im Inland (oder in einem der in Deutschland gelegenen Freihäfen bzw. in den Gewässern zwischen der deutschen Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie) ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. In diesen Fällen kann die Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als E-Rechnung bzw. als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.

Während ab dem 01.01.2025 jeder inländische Unternehmer in der Lage sein muss, E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format zu empfangen, gelten insbesondere folgende Übergangsregelungen für deren Ausstellung und Versand: (1) Bis zum Ablauf des Jahres 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz  generell auch als Papierrechnung oder - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - in einem elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden, welches nicht den neuen gesetzlichen Vorgaben entspricht. (2) Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als EUR 800.000 EUR betragen hat, gilt dies für einen nach dem 31.12.2026 ausgeführten Umsatz weiter bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Mit Schreiben vom 15.10.2024 (BMF III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, DOK 2024/0883282) hat das BMF zu wichtigen Detailfragen der neuen Regelungen Stellung genommen (insbesondere zulässige Rechnungsarten und -formate, Art und Umfang der Verpflichtung zur Ausstellung sowie   der Übermittlung und des Empfangs von E-Rechnungen, Verträge als Rechnung, End- oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen, Rechnungsberichtigung, Aufbewahrung). Ungeachtet dessen bleiben noch einige wichtige praktische Fragen offen, die erforderlichenfalls mit den Finanzbehörden individuell geklärt werden müssen.