Seit dem 12. Mai 2019 sind Unternehmen in Spanien dazu verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu protokollieren. Die Nichteinhaltung dieser Maßnahme wird mit einer Sanktion von bis zu 6.250 € geahndet.

1. Pflicht die Arbeitnehmervertreter zu informieren
Vor der Einführung eines Systems für die Arbeitszeiterfassung sollte sich das Unternehmen mit den Vertretern der Arbeitnehmer abstimmen. Für den Fall dass es keine Arbeitnehmervertretung gibt, kann das Unternehmen allein über das einzuführende System entscheiden.

2. Was gilt, wenn bereits ein System für die Erfassung der Arbeitszeiten besteht?
Das System muss mit den Arbeitnehmervertretern, sofern diese vorhanden sind, verhandelt und genehmigt werden.

3. Führungskräfte
Führungskräfte sind nicht dazu verpflichtet ihre Arbeitszeiten zu erfassen.

4. Die Arbeitszeiterfassung kann die Aufdeckung von Verstößen zur Folge haben
Die Erfassung der Arbeitszeiten kann Verstöße von Seiten des Unternehmens sowie von Seiten der Arbeitnehmer aufdecken. Das Unternehmen hat im letztgenannten Fall das Recht entsprechende disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen.

5. Formen der Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeit kann in schriftlicher oder in elektronischer Form erfasst werden.

6. Urlaub, Pausenzeiten, Bereitschaftsdienstzeit und Mittagspausen
Das Arbeitszeiterfassungssystem soll die tatsächlichen Arbeitsstunden erfassen.Die jährlichen Urlaubstage, die Pausenzeiten, die Bereitschaftsdienstzeit oder die Mittagspausen gehören nicht dazu.

7. „Flexible“ Mitarbeiter
Die Arbeitszeiterfassungspflicht der Unternehmen gilt auch für sogenannte „flexible“ Mitarbeiter.

8.Home-Office
Die Unternehmen sind gleichermaßen dazu verpflichtet die Arbeitszeiten zu erfassen.

9. Digitale Abschaltzeit
Das Unternehmen ist verpflichtet eine interne Richtlinie bezüglich des Rechts auf digitale Abschaltzeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu erlassen.

10. Aufbewahrung der Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen mindestens 4 Jahre lang aufbewahrt werden.

11. Leiharbeiter in dem Unternehmen
Im Falle von Leiharbeitern, trägt das Unternehmen die Verantwortung der korrekten Arbeitszeiterfassung.

12. Die Arbeitszeiterfassung als Beweis für Überstunden
Das Unternehmen muss zwei - voneinander unabhängige - Vorgaben bei der Protokollierung beachten: die Erfassung der Arbeitszeiten und die Erfassung etwaiger Überstunden.

13. Datenschutz
Das Unternehmen sollte die Aufzeichnungen der Arbeitszeiterfassung wie persönliche geschützte Daten behandeln, bei denen die Arbeitnehmer über die damit einhergehenden disziplinarischen Maßnahmen zu informieren sind.

14. Zugang zu den Aufzeichnungen
Die Aufsichtsbehörde für Arbeit und Sozialversicherung hat Zugang zu den Aufzeichnungen der Arbeitszeiterfassung; die rechtlichen Vertreter des Unternehmens haben beschränkten Zugang bei ihren jeweiligen Arbeitsstellen; die Arbeitnehmer haben nur zu ihren eigenen Aufzeichnungen Zugang.

15. Mitteilung der Auswertungen
Das Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet die Auswertungen der Arbeitszeiterfassung mitzuteilen.