Con el auge de las nuevas tecnologías, las empresas buscan en los sistemas electrónicos las herramientas para optimizar los trámites burocráticos. La firma electrónica es una de ellas ya que agiliza los procesos y trámites cotidianos, aunque su uso creciente en el tráfico jurídico plantea a veces dudas sobre su validez.

Previsiones legales sobre la firma electrónica

La validez de la firma electrónica en España está regulada por el Reglamento 910/2014, de aplicación unificada en la Unión Europea. La Ley 59/2003, sobre firma electrónica, lo hace por su parte a nivel nacional. La finalidad, en ambos casos, es garantizar la autoría y autenticidad de un documento suscrito electrónicamente.

El art. 25 del Reglamento 910/2014 dispone, en primer lugar, que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de serlo o por no ser cualificada. En segundo lugar, establece que una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita. Resulta pues indispensable que la empresa que decida automatizar la firma de un contrato de trabajo de manera telemática con el máximo nivel de garantías jurídicas, lo haga a través de un sistema de firma electrónica cualificada. 

¿Qué es la firma electrónica cualificada?

Es aquella que se elabora con un certificado de firma electrónica cualificado, esto es, un documento electrónico que vincula los datos de validación de una firma con una persona física o jurídica concreta mediante un conjunto de claves. Para que sea cualificado, el certificado debe ser expedido por una Autoridad de Certificación Cualificada.

Actualmente, la firma electrónica cualificada equivale a una firma manuscrita. En el ámbito de las relaciones laborales, esto significa que su empleabilidad es perfectamente válida.

Equiparabilidad y admisibilidad de la firma electrónica cualificada 

El art. 8.1 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligatoriedad de celebrar los contratos de trabajo por escrito  - salvo algunas excepciones - para conseguir una mayor seguridad jurídica. Siendo el contrato laboral un documento de carácter personalísimo, resulta especialmente conveniente asegurar que la prestación del consentimiento sea auténtica. La firma electrónica cualificada es la que realmente garantiza la autenticidad, autoría e identidad del consentimiento que se presta. 

Un factor importante a tener en cuenta es que el destinatario de los documentos laborales (ya sea el trabajador o la administración) ha de contar con una herramienta de firma electrónica cualificada al mismo nivel. Sólo así podrá garantizarse el perfeccionamiento del consentimiento y por tanto del contrato. 

Cabe concluir por tanto que la firma electrónica cualificada es equiparable a la manuscrita y su uso en la empresa es válido en la firma de cualquier documento de índole laboral.