Angesichts der wachsenden Verbreitung neuer Technologien nutzen Unternehmen die von den elektronischen Systemen angebotenen Mittel, um die Erledigung bürokratischer Formalitäten zu optimieren. Die elektronische Signatur dient der Vereinfachung und Beschleunigung alltäglicher Arbeitsprozesse und Formalitäten. Ihre zunehmende Verwendung im Rechtsverkehr wirft jedoch manchmal Fragen hinsichtlich ihrer Gültigkeit auf.

Gesetzliche Regelung der elektronischen Signatur

Die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur in Spanien ist durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelt, die eine einheitliche Bestimmung der elektronischen Signatur für die Europäische Union festlegt. In Spanien wird sie über das Gesetz der elektronischen Signatur (Ley 59/2003) geregelt. In beiden Fällen wird darauf abgezielt, die Authentizität und Fälschungssicherheit eines elektronisch signierten Dokuments zu gewährleisten.

Gem. Art. 25 der EU-Verordnung Nr. 910/2014 kann einer elektronischen Signatur weder ihre rechtliche Wirksamkeit noch ihre Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren aus dem einfachen Grund abgesprochen werden, dass sie eine elektronische und somit eine nicht qualifizierte Signatur ist. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift. Für ein Unternehmen ist es daher unerlässlich, eine qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Die elektronische Signatur wird durch ein qualifizierendes Zertifikat generiert. Es handelt sich dabei um ein elektronisches Dokument, das die Validierungsdaten einer Signatur mittels einer Reihe von Schlüsseln mit einer konkreten natürlichen oder juristischen Person verknüpft. Das Zertifikat muss von einem offiziellen Zertifizierungsdienstanbieter erstellt werden.

Derzeit ist die qualifizierte elektronische Signatur in dieser Hinsicht einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Ihre Verwendung ist absolut zulässig.

Zulässigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur 

In Art. 8.1 des Gesetzes über die Arbeitnehmerrechte ist festgelegt, dass Arbeitsverträge grundsätzlich schriftlich abzuschließen sind, um eine größere rechtliche Sicherheit zu erlangen.

Da es sich bei einem Arbeitsvertrag um ein sehr vertrauliches  Dokument handelt, ist es besonders wichtig  dass die vertragliche Einigung authentisch ist. Die qualifizierte elektronische Signatur garantiert die Authentizität, Urheberschaft und Identität der erteilten Zustimmung. 

Des Weiteren ist zu beachten, dass der Empfänger der arbeitsrechtlichen Dokumente (sei es der Arbeitnehmer oder die Verwaltung) über eine gleichwertige qualifizierte elektronische Signatur verfügen muss. Nur so kann das Zustandekommen der Einigung und somit des Vertrages gewährleistet werden. 

Als eine qualifizierte elektronische Signatur ist sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann in einem Unternehmen zur Unterzeichnung jederzeit verwendet werden.