Die Einführung eines Mechanismus zur Meldung von Mißständen am Arbeitsplatz (Whistleblowing-Hotline) ist eines der grundlegenden Anforderungen, die ein Compliance Programm zur Vorbeugung von strafrechtlichen Risiken gemäß Par. 31 bis des spanischen Strafgesetzbuches erfüllen muss, um eine juristische Person von strafrechtlicher Haftung zu befreien.

Eine Whistleblowing-Hotline kann unternehmensintern sein, wenn sie nur für Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich ist, oder öffentlich, wenn sie auch von Dritten genutzt werden kann. Welche Alternative gewählt wird, ist von der Art des Unternehmens und den mit seiner Tätigkeit verbundenen Risiken abhängig. Nach UNE 19601 soll die Whistleblowing-Hotline öffentlich zugänglich sein. In der Tat kann eine öffentliche Hotline nützlich sein, aber das spanische Strafgesetzbuch fordert dieses Merkmal nicht.

Z.Zt. kann von Whistleblowing-Hotlines anonym Gebrauch gemacht werden. Der Gesetzesentwurf für das neue spanische Datenschutzgesetz (LOPD), sieht in Par. 24 vor, daß im Fall von privaten Hotlines Meldungen „sogar anonym“ erfolgen können. Auch die UNE Norm 19601 sieht anonyme Meldungen vor.

Um effektiv zu sein, muss die Hotline die Identität des Informanten und den Inhalt der Information vertraulich behandeln. Die Information darf nur dem Compliance-Beauftragten zugänglich sein. Erst nach den nötigen Ermittlungen und der Feststellung von Indizien, die auf Mißstände schließen lassen, kann die Information an das Verwaltungsorgan und die Personalabteilung weitergegeben werden, zwecks Anwendung entsprechender Maßnahmen. Der erwähnte Par. 24 des Gesetzentwurfes der LOPD sieht vor, dass die Daten bezüglich des Hinweisgebers und der gemeldeten Mißstände nur solange, wie für ihre Auswertung erforderlich, gespeichert werden und in jedem Fall drei Monate nach Meldung gelöscht werden, es sei denn, es ist eine entsprechende Ermittlung im Gang.´

Für das Management der Hotline ist der Compliance-Beauftragte zuständig. Sein Aufgabenbereich ist also durchaus komplex.