Mit Beschluss vom 1. März 2023 wies die Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen (die „DGSJFP“) die Beschwerde des alleinigen Geschäftsführers einer Aktiengesellschaft gegen die Verweigerung der Hinterlegung eines Jahresabschlusses seitens des Registerbeamten zurück.

Der alleinige Geschäftsführer der Gesellschaft hatte zweimal versucht, den Jahresabschluss und somit die Bescheinigung der Beschlüsse der Hauptversammlung zu hinterlegen, bei der einer der Aktionäre die Anwesenheit eines Notars für die Erstellung eines notariellen Protokolls gemäß Artikel 203 des spanische Kapitalgesellschaftengesetzes verlangt hatte.

Infolge dieser Vorschrift wurde auf dem für die Gesellschaft im Handelsregister eröffneten Blatt ein vorbeugender Vermerk angebracht, weshalb die Hinterlegung des Jahresabschlusses verweigert wurde, da die Hinterlegung des Jahresabschlusses ohne das Original oder eine beglaubigte Abschrift des notariellen Protokolls der Hauptversammlung beantragt wurde. Nach Verjährung der dreimonatigen Frist für den vorbeugenden Vermerk reichte der Geschäftsführer den Jahresabschluss erneut zur Hinterlegung ein, woraufhin der Registerbeamte die Hinterlegung erneut verweigerte, was der Grund für die vorliegende Beschwerde ist.

Unbeschadet der Gründe, die der Geschäftsführer u.a. in Bezug auf die nicht ordnungsgemäße Zustellung der Ladung oder die Löschung des vorbeugenden Vermerks anführt, erinnert die DGSJFP zunächst an die Unwirksamkeit von Gesellschaftsbeschlüssen, die auf der Hauptversammlung gefasst werden, ohne dass sie in das entsprechende, von einem Notar genehmigte Protokoll aufgenommen werden, da die notarielle Beurkundung in diesem Fall als echte Wirksamkeitsvoraussetzung gilt. Darüber hinaus weist sie darauf hin, dass, sobald die Minderheit „die Erstellung des notariellen Protokolls der Hauptversammlung beantragt hat, diese Dokumentation eine wesentliche Voraussetzung für die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse und damit für deren Eintragung in das Handelsregister ist“.

Infolgedessen kommt die DGSJFP zu der Schlussfolgerung, dass die Unwirksamkeit der auf der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse ohne die entsprechende notarielle Protokollierung, wenn diese verlangt wird, nicht von der Gültigkeit des vorbeugenden Vermerks abhängt, da dieser, auch wenn er wegen Verfalls gelöscht wurde, als ein Element dient, das vom Registerführer bei der Wertung berücksichtigt werden kann.