Im spanischen Umsatzsteuersystem gibt es zwei Hauptverfahren zur Rückerstattung dieser Steuer: eines für in Spanien ansässige Unternehmer und eines für nicht in Spanien ansässige. Letzteres weicht in mehreren Punkten von dem Rückerstattungsverfahren für Unternehmer mit Sitz in Spanien ab, in diesem Beitrag möchten wir uns jedoch auf die Thematik der Beantragungsfristen konzentrieren.

Nach der spanischen Umsatzsteuerverordnung beginnt die Frist für die Einreichung des Erstattungsantrags am Ende eines jeden Kalenderquartals oder -jahres und endet jeweils am 30. September des Folgejahres. Im Gegensatz zu der Vierjahresfrist für in Spanien ansässige Unternehmer ist der Zeitraum bei Nichtansässigen augenscheinlich deutlich kürzer. Es ist hierbei zu berücksichtigen, dass das Fristende mit einer Verjährung einhergeht und daher nicht fristgerecht eingereichte Anträge nicht mehr zugelassen werden.

Angesichts so kurzer Fristen gibt es in der Praxis eine Debatte darüber, wann diese zu laufen beginnen, wenn die Rechnung, die ein nichtansässiger Unternehmer erhält, falsch ist und ihre Korrektur erbeten werden muss. Das spanische zentrale Finanzgericht hat diesen Fall geprüft und folgende Vorgehensweise bestimmt: (i) Wenn die ursprüngliche Rechnung inkorrekt ist, ihre Mängel aber den Abzug der Umsatzsteuerbeträge zulassen, ist auf das Datum der ursprünglichen Rechnung abzustellen. (ii) Wenn die Fehler auf der ursprünglichen Rechnung allerdings einen Abzug der Umsatzsteuer nicht zulassen, muss zunächst die Korrektur der Rechnung von dem Verkäufer oder Dienstleistungserbringer erbeten werden. Die Frist für die Beantragung der Umsatzsteuererstattung läuft dann ab dem Datum dieser korrigierten Rechnung.

Nach unserer Erfahrung ist es nicht ungewöhnlich, dass Rechnungen aus einem Verkauf oder einer Leistungserbringung gegenüber einem Nichtansässigen irgendeinen Mangel aufweisen. Wenn dann die Umsatzsteuererstattung unter Vorlage dieser nicht korrekten Rechnungen beantragt wird, wird dieser Antrag wahrscheinlich abgelehnt. Viele Unternehmer entscheiden dann, gegen die Entscheidungen der spanischen Steuerbehörden – auch vor Gericht – Rechtsbehelfe einzulegen, was in vielen Fällen nicht zum Erfolg führt. Stattdessen wäre in solchen Fällen der Lieferant zur Rechnungskorrektur aufzufordern und ein neues Beantragungsverfahren zu eröffnen unter Einreichung der nun korrekten und vollständigen Rechnung. Dann ist das Rückerstattungsverfahren auch von Erfolg gekrönt.