Der Rücktritt, die Abberufung und die Bestellung von Geschäftsführern sind Umstände, die in das zuständige Handelsregister eingetragen werden müssen. Im Allgemeinen handelt es sich um einfache Vorgänge handelt, können sie in manchen Fällen problematisch sein. In den folgenden Zeilen werden wir diese Problematik anhand eines realen Beispiels behandeln.

¹Artikel 111 der Handelsregisterordnung ("RRM") sieht vor, dass die Ernennung neuer Geschäftsführer mit Bestätigungsbefugnissen von einer zuverlässigen Benachrichtigung des ehemaligen Geschäftsführers begleitet sein muss, es sei denn, seine notariell beglaubigte Unterschrift ist dem Gesellschaftsbeschluss über seine Abberufung/ seinen Rücktritt oder einem separaten Dokument beigefügt.

Kanzleien empfehlen ihren Kunden, dass die Geschäftsführer entweder eine Bescheinigung über ihren Rücktritt bzw. ihr Ausscheiden und die Ernennung eines neuen Geschäftsführers oder ein Rücktrittsschreiben mit ihrer legitimierten Unterschrift unterzeichnen. Auf diese Weise lassen sich die zusätzlichen Kosten vermeiden, die mit dem Verfahren der notariellen Mitteilung verbunden sind. Geschäftsführer (insbesondere entlassene) wollen jedoch nicht immer ihren Rücktritt unterschreiben.

Ein weiteres Problem ist die Änderung der Anschrift des entlassenen Geschäftsführers, der sich weigert, die entsprechenden Gesellschaftsunterlagen zu unterzeichnen. Um zu prüfen, ob der ausscheidende Geschäftsführer korrekt benachrichtigt wurde, verlangt das Handelsregister, dass die Benachrichtigung an die im Handelsregister eingetragene Anschrift des Geschäftsführers erfolgt. Es kann jedoch der Fall sein, dass der Geschäftsführer nicht mehr an der angegebenen Adresse wohnt.

In diesen Fällen hat die Generaldirektion für Rechtssicherheit vertreten, dass in solchen Fällen zwei Zustellungsversuche unternommen werden müssen: einer per Einschreiben und der andere durch das Erscheinen des Notars an der Adresse des entlassenen/ausgeschiedenen Geschäftsführers, wie sie im Handelsregister eingetragen ist. Dies ist jedoch problematisch, wie der folgende Fall zeigt:

Ein Geschäftsführer ändert seinen Wohnsitz und wohnt nicht mehr an der im Handelsregister eingetragenen Adresse. Ein Dritter stellt eine notarielle Urkunde aus, in der bescheinigt wird, dass der Geschäftsführer, der seinen Wohnsitz geändert hat, aufgrund von Beschlüssen einer Hauptversammlung abberufen wurde (wobei der letzte Punkt nicht zutrifft). Der Dritte bittet den Notar, sich an die alte Adresse (die im Register eingetragen ist) zu begeben, um die entsprechende Mitteilung zuzustellen. Dies ist erfolglos. Der Dritte reicht die von ihm ausgefertigte Urkunde und die notariellen Zustellungsurkunden zur Eintragung ein, die von den Registerbeamten Geschäftsstelle akzeptiert werden.  

Dieses Szenario ist zwar extrem, macht aber deutlich, wie problematisch das Verfahren zur Benachrichtigung der Geschäftsführer über ihre Kündigung sein kann.

¹In diesem Sinne wird davon ausgegangen, dass alle Vorstandsmitglieder eine Bescheinigungsbefugnis haben, mit Ausnahme von Vorstandsmitgliedern, die keine Sekretäre sind (auch wenn der Vorstandsvorsitzende keine Bescheinigungsbefugnis hat, gelten die oben beschriebenen Anforderungen an die Mitteilung/Zustimmung).