La dimisión, el cese y el nombramiento de los administradores son circunstancias que deben inscribirse en el Registro Mercantil competente. Si bien son, generalmente, procesos simples, pueden ser problemáticos en algunos casos. En las próximas líneas abordaremos la problemática planteada explicada mediante un supuesto real.

El artículo 111 del Reglamento del Registro Mercantil (“RRM”) dispone que, al nombramiento de nuevos administradores con facultad certificante¹  deberá acompañar notificación fehaciente al antiguo administrador (cesado o dimitido), salvo que se acompañe su firma legitimada por notario en el acuerdo social de su cese/dimisión o documento separado.

Los despachos de abogados suelen recomendar a sus clientes que los administradores firmen o la certificación que reproduce su dimisión/cese y el nombramiento del nuevo administrador, o una carta de dimisión con su firma legitimada. Con esto se busca evitar costes adicionales que implica el proceso de la notificación fehaciente. Sin embargo, los administradores (especialmente, los cesados) no siempre quieren firmar su dimisión por haberse dado fin a su puesto en malos términos.

Un problema añadido es el cambio de domicilio del administrador cesado y que se niega a firmar la documentación social correspondiente. El Registro Mercantil, para comprobar que se ha notificado al administrador saliente correctamente, suele requerir que la notificación se practique en el domicilio del administrador que le consta al Registro Mercantil, que en la mayoría de los casos será el domicilio que conste en la documentación societaria de su nombramiento. No obstante, puede darse el caso de que el administrador ya no resida en la dirección indicada (y que, incluso, la sociedad no sepa dónde reside).

En estos casos, la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública ha mantenido que en estos casos se deben llevar a cabo dos intentos de notificación: uno por correo certificado, y otro por personación del notario en el domicilio del administrador cesado/dimitido que le conste al Registro Mercantil. Esto, no obstante, tiene problemas evidenciados en el siguiente supuesto:

Un administrador cambia de domicilio dejando de residir en el domicilio que le consta al Registro Mercantil. Un tercero otorga una escritura pública certificando que, en virtud de decisiones adoptadas en junta general, el administrador que ha cambiado de domicilio ha sido cesado (sin ser cierto este último punto). El tercero insta al notario a que acuda al domicilio antiguo (que es el que le consta al Registro) para practicar la notificación correspondiente. Esta no da resultado. El tercero presenta a inscripción la escritura que otorgó y las actas notariales de notificación, las cuales son aceptadas por el registro.

Este supuesto, si bien es extremo, pone de relieve lo problemático que puede llegar a ser el procedimiento de notificación de su cese a los administradores.

¹En este sentido, se entiende que tienen facultad certificante todos los administradores menos los consejeros que no sean secretarios (aunque el presidente de un consejo no tenga capacidad certificante, aplican los requisitos de notificación/consentimiento descritos).