Durch das am 6. März 2024 in Kraft tretende Königliche Dekret 1011/2023 vom 5. Dezember werden einige wichtige Neuerungen bei den Arbeitsinspektionen in Spanien eingeführt.

Die Kommunikation bei Inspektionen erfolgt künftig auf elektronischem Weg zwischen der Behörde und dem Arbeitgeber auf der Grundlage des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober.

Dies setzt voraus, dass Unternehmen über die angeforderten Anwendungen (Computerplattformen, elektronische Signatur, usw.) verfügen, um die von der Behörde vorgegebenen Verfahrensschritte zu verfolgen und die formalrechtlichen Vorgaben zu erledigen.

Das neue Gesetz stellt sicher, dass die festgelegten Fristen sowie Zustellungs- und Mitteilungssysteme der Bescheide der Behörde mit der Einführung der elektronischen Bearbeitung konform gehen. Danach können die Dokumente zu jeder Zeit elektronisch eingereicht werden. Das Gesetz regelt den Fristlauf der Zustellung durch elektronische Mitteilung und den Modus der beizufügenden Unterlagen in der elektronischen Akte.

Für Vergleichsverfahren und spezielle umfangreiche Fälle der Verletzung von Arbeitgeberpflichten wurde ein alternatives Zustellungssystem eingeführt, welches die Gültigkeit des Verwaltungsakts gewährleistet und den betroffenen Unternehmen ermöglicht, den Verwaltungsbescheid der Inspektion oder des Vergleichs einzusehen.

Das Gesetz hat des Weiteren folgende Ziele:

• Die elektronische Bearbeitung soll für alle Bereiche der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Aufsichtsbehörden eingeführt werden.
• Den Unternehmen soll die Bevollmächtigung für die Vertretung im Verfahren durch die Registrierung der sog. apud acta durch persönliches Erscheinen bzw. durch elektronische Erteilung bei der Behörde erleichtert werden. Zudem wird ein entsprechendes Vollmachtsregister bei der Aufsichtsbehörde der Sozialversicherung eingeführt. Hintergrund hierfür ist, dass aufgrund fehlender Stellvertretungsregeln in der spanischen Rechtsordnung Vertretungsvollmachten für Mitarbeiter, Rechtsanwälte, Steuerberater usw. grundsätzlich notariell zu erteilen und bei Erteilung durch einen ausländischen Notar mit Haager Apostille zu versehen sind. Die apud acta ermöglicht in bestimmten Verfahren das persönliche Erscheinen des Vollmachtgebers und Bevollmächtigten bei Behörden und Gerichten in Spanien und die direkte Erteilung der Vollmacht in situ ohne Einschaltung eines Notars. Das Gesetz erleichtert die Vollmachtserteilung in diesen Fällen nun auch elektronisch, wofür jedoch die elektronische Signatur erforderlich ist.
• Zudem soll durch das Gesetz der Informationsaustausch für die Behörden über Sanktionsverfahren zwischen den verschiedenen autonomen Gebietskörperschaften Spaniens erleichtert werden.

Praxistipp: In Spanien als Arbeitgeber agierende Unternehmen sollten daher die Daten der elektronischen Signatur und Kontaktdaten aktuell halten und die Überprüfung der Kommunikationskanäle der spanischen Behörden durch Mitarbeiter bzw. externe Berater gewährleisten.