El Real Decreto 1011/2023, de 5 de diciembre, que entra en vigor el 6 de marzo de 2024, introduce algunos cambios importantes en las inspecciones de trabajo en España.

En el futuro, la comunicación durante las inspecciones se realizará electrónicamente entre la autoridad y el empresario en base a la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Para ello es requisito que las empresas dispongan de las aplicaciones necesarias (plataformas informáticas, firma electrónica, etc.) para seguir los pasos de procedimiento especificados por la autoridad y cumplir los requisitos legales formales.

La nueva ley garantiza que los plazos especificados, así como el sistema de entrega y notificación de notificaciones oficiales, estén en consonancia con la introducción de la tramitación electrónica.

De este modo, los documentos pueden presentarse electrónicamente en cualquier momento. La ley regula el plazo de notificación por comunicación electrónica y la modalidad de los documentos que deben adjuntarse al expediente electrónico.

Se ha introducido un sistema de entrega alternativo para las actas de liquidación o casos de infracción del empresario de gran volumen que garantiza la procedencia del acto administrativo y permite a las empresas afectadas el conocimiento del acta de inspección o liquidación.

La ley también tiene los siguientes objetivos:

• Se va a introducir la tramitación electrónica en todos los ámbitos de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social.
• Se facilitará el apoderamiento para la representación de las empresas en los procedimientos mediante el registro de la denominada apud acta compareciendo personalmente o emitiéndola electrónicamente a la autoridad. Además, se introducirá un registro de apoderamientos correspondiente en la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. El trasfondo de esta medida es que, debido a la falta de normas sobre la representación en el ordenamiento jurídico español, los poderes para empleados, abogados, asesores fiscales, etc. deben ser expedidos generalmente por un notario y, si son expedidos por un notario extranjero, deben ir provistos de la Apostilla de La Haya. En determinados procedimientos, el apud acta permite al poderdante y al apoderado comparecer personalmente ante las autoridades y tribunales españoles y otorgar el poder directamente in situ sin intervención de un notario. La ley también facilita ahora en estos casos el otorgamiento de poderes por vía electrónica, aunque para ello se requiere una firma electrónica.
• La ley también pretende facilitar a las autoridades el intercambio de información sobre procedimientos sancionadores entre las distintas Comunidades Autónomas de España.

Consejo práctico: Por lo tanto, las empresas que actúen como empleadores en España deben mantener actualizados los datos de la firma electrónica y los datos de contacto y asegurarse de que los canales de comunicación de las autoridades españolas sean revisados por empleados o consultores externos.