Die in den letzten Monaten durch die Covid-19-Pandemie entstandene Situation und die Einschränkungen der Mobilität und der Begegnungen von Menschen haben viele Aspekte unseres täglichen Lebens erheblich beeinträchtigt, darunter natürlich auch die Art und Weise, wie wir in Handelsgesellschaften agieren.

Wir haben bereits in anderen Beiträgen die Möglichkeit diskutiert, Sitzungen der Unternehmensorgane (Geschäftsführung und Hauptversammlung) per Videokonferenz oder Telefonkonferenz abzuhalten. Diese Möglichkeit erschöpft jedoch nicht die Möglichkeiten des Einsatzes technologischer Mittel, die den Betrieb der Organe der Gesellschaft vereinfachen (oder manchmal sogar ermöglichen).

Was zunächst die Einberufung von Verwaltungsratssitzungen betrifft, so ist anzumerken, dass das spanische Gesetz über Kapitalgesellschaften die Art und Weise, wie diese zu erfolgen hat, nicht regelt, so dass dies in der Satzung oder durch den Verwaltungsrat selbst nach freiem Ermessen geregelt werden kann. In der Praxis hat sich ein Wechsel von formelleren Formen der Benachrichtigung (per Einschreiben, Telegramm oder beweiskräftiger postalische Zustellung) zu anderen, schnelleren und weniger formellen Formen (per E-Mail) vollzogen, was die Einberufung dieser Sitzungen wesentlich erleichtert hat.

Die in Artikel 248 des spanischen Gesetzes über Kapitalgesellschaften vorgesehene Möglichkeit, Beschlüsse schriftlich im Umlaufverfahren zu fassen, ist mit den in Artikel 40.2 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 festgelegten Besonderheiten auch im Hinblick auf Beschlüsse des Verwaltungsrats besonders wichtig geworden: Die Nutzung dieser Möglichkeit ist erlaubt (vorerst nur bis zum 31. Dezember 2020), auch wenn sie in der Satzung nicht vorgesehen ist, und es reicht aus, wenn der Vorsitzende dies beschließt, oder wenn mindestens zwei Mitglieder des Verwaltungsrats dies beantragen.

Diese Möglichkeit ist äußerst agil und effektiv und wird besonders für Situationen empfohlen, in denen die Annahme von Beschlüssen über die Beratung von Angelegenheiten vorherrscht. Nach Eingang des Antrags verfügen die Mitglieder des Verwaltungsrats über eine Frist von 10 Tagen, um ihre Stimme hinsichtlich der Beschlussvorlage abzugeben. Die Art und Weise, wie die schriftliche Stimmabgabe zu erfolgen hat kann variieren, da dies frei festgelegt werden kann, aber in der Praxis würde es ausreichen, wenn die Mitglieder des Verwaltungsrats die Stimmabgabe per E-Mail vornehmen würden.

Hinsichtlich der Einberufung der Generalversammlungen wird, wenn die Statuten der Gesellschaft es vorsehen, dass die Versammlung durch individuelle und schriftliche Mitteilung einzuberufen ist, akzeptiert, dass diese Kommunikation per E-Mail erfolgt, vorausgesetzt, dass die Gesellschaft einen Nachweis des Empfangs durch den Adressaten erhalten kann (zum Beispiel durch Anforderung einer Lesebestätigung oder durch andere Mittel, die einen Nachweis des Empfangs der Mitteilung möglich machen).

Als Fortsetzung dieses Artikels werden wir uns im nächsten Monat mit der interessanten Frage beschäftigen, ob der Einsatz von technologischen Mitteln im Zusammenhang mit der Unterzeichnung von Dokumenten, die die Beschlüsse der Unternehmensorgane enthalten (Protokolle, Bescheinigung, usw.), möglich ist.