Ist sich die Verkäuferseite mit den Kaufinteressenten über die wirtschaftlichen Eckpunkte eines Unternehmensverkaufs einig, kommt schnell die Frage nach einem Datenraum auf. Die Kaufinteressenten haben an der Notwendigkeit der Einrichtung eines Datenraums zur Durchführung einer Due Diligence in aller Regel keinen Zweifel. In diesem werden (zumindest) die finanziellen, kommerziellen, rechtlichen und steuerrechtlichen Unterlagen und Informationen über das kaufgegenständliche Unternehmen (Zielgesellschaft) zusammengetragen und nach Themenbereichen aufbereitet. Mittels Einsicht der Unterlagen und Informationen können sich die Kaufinteressenten einen Überblick über die Zielgesellschaft als komplexes Gebilde in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht verschaffen. Dieser dient als Entscheidungsgrundlage für oder gegen den Unternehmenserwerb (Risikoermittlungsfunktion).

Den positiven Blick der Kaufinteressenten auf den Datenraum teilt die Verkäuferseite in der Praxis nicht unbedingt. Gerade bei kleineren Unternehmen, die nicht mit den Transaktionsabläufen vertraut sind, ist die Zusammenstellung und Aufbereitung der Unterlagen und Informationen für den Datenraum mit viel Aufwand verbunden. Aus Verkäufersicht kostet dies zunächst nur Zeit und Geld, auch wenn Datenräume heute ausschließlich in virtueller Form aufgesetzt werden. Hinzu kommt, dass aus Vertraulichkeitsgründen in der Regel nur wenige Mitarbeiter im eigenen Unternehmen in das Projekt eingebunden sind. Entsprechend kann nur auf geringe Ressourcen bei der Zusammenstellung der Datenraumunterlagen zurückgegriffen werden.

Umso wichtiger ist, sich die rechtlichen Vorteile eines solchen Datenraums aus Verkäufersicht klarzumachen. So kommt dem Datenraum auch eine Beweissicherungs- und Gewährleistungsfunktion zu. Durch Aufdeckung der im Unternehmen vorhandenen Rechts- und Wirtschaftsbeziehungen und der damit verbundenen Risiken hat die Due Diligence und der Datenraum die Zielsetzung der Absicherung beider Vertragsparteien. Erlangt die Käuferseite im Rahmen einer Due Diligence Kenntnis von bestimmten Umständen, können die damit zusammenhängenden Garantieansprüche der Käufer (in Abhängigkeit von den Vereinbarungen im Anteilskaufvertrag) eingeschränkt oder gar ausgeschlossen sein. Mittels einer möglichst vollständigen und übersichtlichen Aufbereitung der Unterlagen im Datenraum können sich die Verkäufer im Hinblick auf spätere Konflikte absichern. Dies geschieht in der Transaktionspraxis dadurch, dass sämtliche Unterlagen des Datenraums auf ein mobiles Speichermedium übertragen und zum Gegenstand der Kaufvertragsdokumentation gemacht werden. Damit können die Verkäufer auch in einem späteren Konfliktfall darlegen, welche Informationen sie im Datenraum der Käuferseite offengelegt haben.

Im Ergebnis ist die Einrichtung und Aufbereitung eines Datenraums in der Tat ein lästiger, jedoch unumgänglicher und aus Verkäufersicht sehr nützlicher Baustein eines Transaktionsprozesses.