Si el vendedor está de acuerdo con los posibles compradores sobre los puntos económicos clave de la venta de una empresa, surge rápidamente la cuestión de una sala de datos. Por regla general, los posibles compradores no dudan de la necesidad de una sala de datos para llevar a cabo una due diligence. En esta sala de datos (como mínimo) se recopilan y preparan por áreas temáticas los documentos y la información financiera, comercial, jurídica y fiscal sobre la empresa objeto de la compraventa. Mediante la revisión de los documentos y la información, los interesados en la compra pueden obtener una visión general de la empresa como entidad compleja en términos fácticos y jurídicos. Esto sirve de base para la toma de decisiones a favor o en contra de la adquisición de la empresa (función de determinación del riesgo).

En la práctica, la opinión positiva del comprador acerca de la necesidad de una sala de datos no es necesariamente compartida por la parte vendedora. Especialmente en el caso de empresas más bien pequeñas que no están familiarizadas con los procesos transaccionales, la recopilación y preparación de la documentación e información para la sala de datos supone un gran esfuerzo. Desde el punto de vista del vendedor, al principio esto sólo cuesta tiempo y dinero, aunque hoy en día las salas de datos se crean exclusivamente de forma virtual. Además, por razones de confidencialidad, normalmente sólo unos pocos empleados de la propia empresa participan en el proyecto. En consecuencia, sólo se pueden utilizar recursos limitados para recopilar los documentos necesarios.

Esto hace que sea aún más importante comprender las ventajas legales de una sala de datos desde el punto de vista del vendedor. En concreto, la sala de datos también tiene una función probatoria y de garantía. Al revelar las relaciones jurídicas y económicas en la empresa y los riesgos asociados, la due diligence y la sala de datos tienen como objetivo de proteger a ambas partes contractuales. Si el comprador tiene conocimiento de determinadas circunstancias en el curso de la due diligence, los correspondientes derechos de garantía del comprador (en función de lo acordado en el contrato de compraventa) pueden verse limitados o incluso excluidos. Es decir, al preparar los documentos en la sala de datos de la forma más completa y clara posible, el vendedor puede protegerse contra conflictos posteriores. Para ello se transmiten en la práctica todos los documentos de la sala de datos a un soporte de almacenamiento móvil, incluyendo tal soporte en la documentación del contrato de compraventa. Esto permite a la parte vendedora mostrar qué información han revelado en la sala de datos a la parte compradora incluso en un conflicto posterior.

En consecuencia, la preparación de una sala de datos es efectivamente una herramienta del proceso transaccional incómoda pero inevitable y, desde el punto de vista del vendedor, muy útil.