A la luz de la creciente digitalización, es fácil perder de vista los problemas que plantean los contratos o las declaraciones de voluntad (p.ej., las rescisiones) que aún se firman de la forma tradicional. De hecho, muchas empresas hacen ya uso de la posibilidad de firmar contratos digitalmente. En muchos casos, la “forma de texto” suele ser también suficiente, es decir, muchas declaraciones pueden hacerse por correo electrónico. Sin embargo, el Derecho laboral constituye una importante excepción. En efecto, p.ej., la rescisión de un contrato de trabajo sigue requiriendo la forma escrita estricta, es decir, una carta firmada en original que debe ir dirigida a la otra parte contractual como tal.

No obstante, muchas firmas se siguen realizando en papel y luego se envían como documento escaneado en PDF por correo electrónico a la [otra] parte contractual; ésta lo reenvía después con su firma por correo electrónico. De esta manera, el contrato se celebra eficazmente, salvo que se haya dispuesto una forma más estricta. Pero, ¿qué ocurre si una de las partes contratantes alega posteriormente que la firma no era suya? En el caso de las firmas que se transmiten a la otra parte contractual físicamente en papel, es posible obtener un dictamen pericial grafológico. ¿Se aplica lo mismo si sólo se dispone de una firma escaneada? Hasta la fecha, no existen resoluciones del Tribunal Federal que den respuesta a esta cuestión en Alemania. La sociedad para el examen de escritura forense (Gesellschaft für Forensische Schriftuntersuchung (GFS) e.V.) llega a la conclusión de que una firma escaneada puede ser adecuada para probar la autoría si la copia es de calidad suficiente; sin embargo, no será posible determinar en un dictamen si la firma escaneada está realmente en el original del escrito correspondiente o si se trata de un PDF manipulado. Es interesante señalar que el Tribunal Federal Suizo ya declaró en 2015 que la prueba de la autenticidad de una firma no podía aportarse en documentos escaneados.

Por lo tanto, en la práctica se aplica: Por un lado, al celebrar un contrato, debe decidirse desde el principio si se está satisfecho con las firmas escaneadas. Por otro lado, en el marco de la gestión de contratos debe decidirse si los documentos disponibles en original pueden ser posteriormente escaneados y los originales destruidos. En el caso de contratos importantes, etc., debe conservarse el original en aras de una mejor probanza en caso de duda.