Ya no existen empresas que no trabajen de manera digital. Los emails son estándar. Las empresas están relegando el uso del papel parcial o totalmente y se están transformando en “oficinas sin papel”. Las videoconferencias forman parten del día a día desde el coronavirus. Y los que quieren tener el programa completo han introducido firmas electrónicas en las empresas para llevar a cabo en el futuro procesos contractuales sin papel.

Esto plantea cuestiones legales. ¿Cuáles son los requisitos para que un contrato celebrado con firma electrónica sea formalmente válido? Especialmente, esto es una cuestión relevante en el ámbito internacional si intervienen diferentes ordenamientos jurídicos. Cada ordenamiento jurídico puede evaluar esta cuestión de manera diferente. Por tanto, la introducción de firmas electrónicas en la empresa debe ser un asunto del jefe. Una desastrosa gestión contractual puede conducir, en el peor de los casos, a una responsabilidad de la dirección.

Asimismo – pero no menos importante – se plantea la cuestión sobre cuál es el valor que tienen las declaraciones “digitales” en los procesos civiles. P.ej., ¿es posible demostrar que un contrato se celebró durante una videoconferencia? En primer lugar, las normas relativas a la carga de la prueba no distinguen entre lo analógico y lo digital. Quien afirme, p.ej., que un contrato de compraventa de mercancías se negoció y acordó en una videollamada debe probarlo - principio fundamental: ¡cada uno debe probar los hechos que le son favorables!

Tampoco en el trámite de alegaciones hay, en principio, ninguna distinción entres declaraciones digitales y analógicas. Quien quiera probar la celebración del contrato en la videollamada, puede nombrar testigos, que luego serán interrogados en una audiencia judicial. Quien quiera probar la celebración del contrato mediante el intercambio de correos electrónicos (sin firma) puede presentarlos o hacerlos llegar. El Tribunal los evaluará como objeto de reconocimiento judicial.

En este sentido, el Tribunal puede juzgar las pruebas libremente. El valor probatorio de los correos electrónicos no firmados o de los documentos PDF es más bien escaso. El presunto remitente puede negar haber enviado realmente el correo. En algunos casos, las circunstancias como ciertos conocimientos especiales en los correos o llamadas telefónicas paralelas demuestran que el correo electrónico realmente proviene del presunto remitente, pero esto depende de la libre apreciación del Tribunal.

Y aquí es donde reside el valor especial de la firma electrónica. A diferencia de las llamadas telefónicas, los correos electrónicos o los archivos PDF, al menos la firma electrónica cualificada tiene el mismo valor probatorio que los documentos. Esta requiere la identificación del firmante y es algo más cara que la firma electrónica avanzada, que también es segura pero no requiere la identificación del firmante.

No importa cómo se haga. Merece la pena evaluar conscientemente el valor probatorio de los medios de comunicación utilizados en los tribunales y diseñar, en consecuencia, los procesos en la empresa, especialmente los procesos contractuales.