Die elektronische Unterschrift auf Versammlungsprotokollen und Zertifikaten
Es ist üblich, dass bei vielen nicht börsennotierten Kapitalgesellschaften der tatsächliche Wohnsitz ihrer Gesellschafter, Aktionäre oder Verwalter nicht mit dem des Gesellschaftssitzes übereinstimmt. Ebenso liegt die Praxis darin, Protokolle zur Unterzeichnung zu vorbereiten, in denen die persönliche Teilnahme von Gesellschaftern an Versammlungen tatsächlich nicht geschehen hat, um die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten zur Feststellung von Gesellschafter- oder Aktionären Versammlungsbeschlüsse zu sparen.
Andererseits erfordert die wirtschaftliche Dynamik eine zunehmende Agilität bei der Bearbeitung bestimmter formaler Aspekte des Unternehmenslebens. Technologie (wie die elektronische Signatur) ermöglicht die Integration von Lösungen, die die Legalisation von Dokumenten erleichtern, die notarielle Funktion rationalisieren und zur Vereinfachung der Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen beitragen, wie Zuschrift von Protokollen, Auflegung von Zertifikaten und deren Notarielle Formalisierung.
In Bezug auf die Fernteilnahme an Gesellschafter- oder Aktionären Versammlungen hat die Verabschiedung des Gesetzes 5/2021 zur teilweisen Änderung des Kapitalgesellschaftsgesetzes (KGG) die ausdrückliche Anerkennung der Möglichkeit der Durchführung von Versammlungen mittels Telematik impliziert, solange wie sie in der Satzung geregelt sind. Diese Maßnahme hat ihren Präzedenzfall (wenn auch auf die Teilnahme beschränkt) in Artikel 182 des KGG und in jüngerer Zeit im Königlichen Gesetzesdekret 8/2020 (und nachfolgenden Änderungen), obwohl im letzteren Fall bis zum 31. Dezember 2021 ausnahmsweise und vorübergehender Natur, basierend auf der Covid-19-Krise.
Damit wird das Problem der persönlichen Teilnahme von Gesellschaftern und Verwaltern an Gesellschafterversammlungen und Verwaltungsorganenversammlungen weitgehend gelöst, jedoch stellt sich die Frage der Unterzeichnung von Protokollen und Bescheinigungen von Sitzungsprotokollen, insbesondere wenn der bescheinigende oder der Prüfer ganz oder teilweise im Ausland ansässig ist oder an verschiedenen geographischen Orten. Die Unternehmen fordern ein System, das den Umlauf von Originaldokumenten und Papierzertifikaten per Post oder Kurier vermeidet, um zu ihrer handschriftlichen Unterschrift zu gelangen, und damit das damit verbundene Verlustrisiko sowie die Kosten in Bezug auf Zeit und Geld.
Bezüglich der Protokolle hat die DGRN bereits mit Beschluss vom 25. April 2017 bestätigt, dass die, sofern die Satzung dies vorsieht, durch elektronische Signatur unterschrieben werden können. Und in diesem Fall kann die gesetzliche Bestimmung festlegen, dass keine fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich ist, sondern eine einfache auf der Grundlage eines privaten Zugangs, der mit einer geheimen PIN-Nummer und einem Benutzernamen verbunden ist. Auch die handschriftliche Unterschrift, die mit einem Gerät und einer Software, die dies ermöglicht, auf das Dokument gestempelt wird, könnte ausreichen.
Hinsichtlich der Beglaubigungen des Protokolls, und zwar aus rein technischer Sicht, wenn deren Unterschrift mittels eines elektronischen Zertifikats keinen Unterschied zu dem zum Protokoll Gesagten bietet. Allerdings besteht bei öffentlichen Notaren eine erhebliche Zurückhaltung, digital signierte Zertifikate der Öffentlichkeit zu beurkunden, obwohl nicht von Einstimmigkeit der Kriterien gesprochen werden kann. Lassen Sie uns sehen, wo der Schwerpunkt des Widerstands gegen diese Praxis liegt und warum wir glauben, dass es angemessen ist, die mit bestimmten Zertifikaten signierten Zertifikate zu beurkunden.
- Art. 202 der KGG verlangt, dass alle Gesellschaftsbeschlüsse protokolliert werden und innerhalb von 15 Tagen nach ihrer Beschlussfassung das Protokoll erstellt und vom Versammlungsleiter und zwei intervenierenden Gesellschaftern unterzeichnet werden muss. Es ist klar, dass dieser Artikel nicht zwischen einer handschriftlichen Unterschrift und einer digitalen Unterschrift unterscheidet, sodass a priori irgendeine der beiden als gültig angesehen werden muss.
- Trotzdem muss der Notar die Echtheit der auf der Urkunde erscheinenden Unterschrift und die Identität des Beglaubigens sicherstellen. In diesem Sinne sagt uns Artikel 261 der Notarordnung, dass "der Notar unter Einhaltung bestimmter Anforderungen anerkannte elektronische Signaturen legitimieren kann, die auf Dokumenten in elektronischer Form im Anwendungsbereich von Artikel 258 angebracht sind:
- Der Notar muss den Unterzeichner identifizieren und die Gültigkeit des Zertifikats überprüfen, auf dem die elektronische Signatur basiert. (Diese zweite Anforderung ist relativ einfach, da es Computeranwendungen gibt, die es dem Notar ermöglichen, die Verwaltung schnell zu erledigen).
- Der Notar musst teilnehmen an der Unterschrift vom Unterzeichner des Computerarchivs.
Die problematische Frage scheint in der „Zugehörigkeitsbeurteilung“ zu liegen, die der Notar in Bezug auf die digitale Signatur und den Beglaubigen treffen muss. Bei einer handschriftlichen Unterschrift vergleicht der Notar die in der Urkunde enthaltene mit dem Originalausweis des Unterzeichners, in dem seine Unterschrift steht. Die bloße Abgabe an den Notar zum Zwecke der öffentlichen Bekanntmachung der elektronisch signierten Protokollbeglaubigung würde den Nachteil mit sich bringen, dass sie das Erfordernis der Identifizierung des Unterzeichners mit der elektronischen Signatur nicht überschreitet, da diese nicht vor dem Notar geschrieben worden war.
Wie überwindet man das Hindernis des "Zugehörigkeitsbeurteilung", den der Notar vor der Veröffentlichung des digital signierten Zertifikats für die Öffentlichkeit durchführen muss? Die Notwendigkeit, eine direkte Verbindung zwischen der elektronischen Signatur und der Identität der Person herzustellen, die als Zertifizierender auftritt, entspricht dem Grundsatz der Rechtssicherheit. Wenn diese Prämisse zutrifft, gilt das Hindernis als überwunden, falls eine Möglichkeit geschaffen werden kann, die den Notar hinreichend zufriedenstellt, um vernünftigerweise zu überprüfen, ob die elektronische Signatur demjenigen gehört, der in seiner beglaubigenden Eigenschaft handelt. In diesem Sinne weisen wir auf die Möglichkeit hin, dass der Notar eine Videokommunikation mit dem Zertifizierendem herstellt, in der er das Eigentum an der im Zertifikat erscheinenden elektronischen Signatur geltend macht und/oder der Notar die Fragen stellt, die er vernünftigerweise für angemessen hält die Identität des Unterzeichners und das Eigentum an der elektronischen Signatur vor ihm sicherzustellen. Auf diese Weise würde diese elektronische Signatur vom Notar bekannt und anerkannt, sodass keine weiteren Prüfungen bei aufeinanderfolgenden öffentlichen Präsentationen erforderlich wären.
Auch ohne dass auf die oben genannten Identifizierungsmittel zurückgegriffen werden muss, sollten die elektronisch signierten Versammlungs-Zertifikate gültig sein, wenn diese Signatur aus einem qualifizierten Zertifikat besteht, das von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter gemäß der gesetzlichen Definition ausgestellt wurde.
Man kann sagen, dass diese Art der elektronischen Signatur eine der herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift gleichwertige Richtigkeit bzw. (Verwerfen unqualifizierter Signaturen), soweit der Aussteller von qualifizierten Signaturzertifikaten der vorherigen Genehmigung, Kontrolle und Aufsicht der Verwaltung durch das Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation unterliegt
Zusätzlich zum vorherigen Argument muss Artikel 6 des Gesetzes 6/2020 vom 11. November, der bestimmte Aspekte elektronischer Vertrauensdienste regelt, bei der Festlegung der Kriterien zur Identifizierung des Inhabers qualifizierter Zertifikate berücksichtigt werden. Es weist darauf hin, dass die Identität des Inhabers bei natürlichen Personen durch ihren Vor- und Nachnamen und ihre DNI-Nummer oder Ausländernummer oder ihre NIE und sogar durch ein Pseudonym übermittelt wird. Und es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Erlangung des qualifizierten Zertifikats die Personifizierung und Identifizierung des Antragstellers vor den Managern der zertifizierenden Stelle erfordert, was eine solide Garantie für die Identität zwischen der im qualifizierten Signaturzertifikat enthaltenen elektronischen Signatur und der Person darstellt des Zertifizierendes, der behauptet, ihm zu gehören.
Diese Argumente erscheinen uns ausreichend, um bei qualifizierten elektronischen Signaturen das Erfordernis der Zugehörigkeitsprüfung zu befriediegen, aber wir fügen noch eines hinzu: Der neue § 4 des Artikels 326 ZPO begründet eine Gültigkeitsvermutung der elektronischen Unterschrift, die aus einem Dokument besteht, sofern es zum Zeitpunkt des Stempelns auf der Vertrauensliste des betreffenden qualifizierten Diensteanbieters erscheint. Darüber hinaus stellt sie fest, dass die Beweislast für ihre Überprüfung bei demjenigen liegt, der sie bestreitet. Uns ist bewusst, dass diese Vermutung auf die von uns zu analysierende Frage übertragbar ist, da die im Gesetz vorgesehenen Sicherheits- und Identifizierungsmaßnahmen für die qualifizierte digitale Signatur eine hinreichende Wahrhaftigkeit und Gültigkeit vermuten lassen, dass der Notar die digitale Signatur annehmen kann, die in der Protokollbeglaubigung, und dies unbeschadet der Verantwortung, die der Zertifizierender in Bezug auf eine mögliche Fälschung, Identitätsdiebstahl oder andere rechtswidrige Handlungen übernimmt, weder mehr noch weniger als dies bei der handschriftlichen Unterschrift der Fall ist.